Για το HR. Κάποια μέρα θα σου ξαναδιαβάσουν τη συνέντευξη.

Πέντε συναντήσεις που καταλήγουν στο χαρτί

Και οι πέντε προϋποθέτουν ότι έχεις πει σε όλους τους παρόντες ότι γίνεται ηχογράφηση και ότι συμφωνούν ρητά, γιατί κάθε άλλος τρόπος είναι και λάθος και συνήθως παράνομος.

Δύο προβλήματα μαζί: ακρίβεια και πρόσβαση

Μια συνέντευξη εσωτερικής έρευνας έχει μια ασυνήθιστη ιδιότητα. Πρέπει να είναι ακριβής, γιατί η απόσταση ανάμεσα σε όσα είπε κάποιος και σε όσα γράφει το σημείωμα είναι ακριβώς αυτό που αμφισβητείται στο δικαστήριο. Και πρέπει να στέκει ως αρχείο, γιατί ο άνθρωπος τον οποίο αφορά μπορεί κατά κανόνα να ζητήσει να δει τι κρατάς γι' αυτόν.

Οι χειρόγραφες σημειώσεις κόβονται στο πρώτο κριτήριο. Το ανέβασμα του ήχου σε μια υπηρεσία μεταγραφής περιπλέκει το δεύτερο, γιατί τώρα υπάρχει ένα αντίγραφο σε ένα σημείο που πρέπει να το καλύψει η απάντησή σου στο αίτημα πρόσβασης, και ως το οποίο δεν φτάνουν οι κανόνες διατήρησης που έχεις θέσει.

Τίποτα από αυτά δεν κάνει την ηχογράφηση νόμιμη ή ενδεδειγμένη. Σε ορισμένες χώρες και βάσει ορισμένων συμφωνιών, η ηχογράφηση μιας συνάντησης με εργαζόμενο απαιτεί συγκατάθεση ή ενημέρωση, ή απαγορεύεται εντελώς, και μια εφαρμογή χωρίς σύνδεση δεν αλλάζει τίποτα από αυτά.

Γιατί το Just Transcribe

Όλο το επιχείρημα είναι σε πόσο λίγα σημεία καταλήγουν τα λόγια του εργαζόμενου.

• ✓Κανένας εκτελών την επεξεργασία με δεδομένα εργαζομένων. Δεν μεταφέρεται τίποτα, οπότε δεν χρειάζεται σύμβαση, ούτε εγγραφή στο αρχείο δραστηριοτήτων, ούτε συζήτηση με τους εκπροσώπους των εργαζομένων για έναν νέο πάροχο.
• ✓Ένα αίτημα πρόσβασης που μπορείς να απαντήσεις πλήρως. Μία συσκευή, ένας φάκελος, μία τίμια απάντηση για το τι υπάρχει.
• ✓Προηγμένο απόρρητο. Ο ήχος σβήνεται μόλις υπάρξει το κείμενο. Η συνεδρία δεν κρατάει τίποτα και σβήνεται όταν κλείνεις την οθόνη, οπότε εξήγαγε πρώτα την ακριβή μεταγραφή στον φάκελο της υπόθεσης.
• ✓Ονόματα ομιλητών. Μια συνάντηση έρευνας με τέσσερα άτομα επιστρέφει με κάθε φράση στον ομιλητή της, όχι ως ένας ενιαίος, αδιαφοροποίητος όγκος κειμένου.
• ✓Ενσωματωμένη επεξεργασία. Διόρθωσε τη μεταγραφή, άλλαξε ονόματα ομιλητών, κάνε εύρεση και αντικατάσταση. Το επίσημο σημείωμα γίνεται επεξεργασία ενός ακριβούς προσχεδίου, όχι ανασύνθεση από μνήμης.
• ✓Τοπικές συνόψεις. Βασικά σημεία και ενέργειες, φτιαγμένα στη συσκευή, χρήσιμα για την επιστολή με το αποτέλεσμα.
• ✓Μία πληρωμή. EUR 9,99 μία φορά, οπότε για να το δοκιμάσεις δεν χρειάζεται διαδικασία προμήθειας για ένα τμήμα τριών ατόμων.

Πριν ηχογραφήσεις έναν εργαζόμενο

Σε αυτό το κομμάτι γίνονται τα λάθη, και ένα λάθος εδώ είναι χειρότερο από κακές σημειώσεις.

Αν η νομική συμβουλή που πήρες λέει ότι δεν επιτρέπεται να ηχογραφήσεις, μην ηχογραφήσεις. Η υπαγόρευση του δικού σου σημειώματος αμέσως μετά είναι νόμιμη σχεδόν παντού και σου δίνει το μεγαλύτερο μέρος του οφέλους.

Πώς το στήνεις για μια υπόθεση

Τέσσερα βήματα, και το πρώτο είναι ζήτημα πολιτικής, όχι τεχνικό.

1. Ξεκαθάρισε πρώτα την πολιτική, γραπτώς. Αν επιτρέπεται να ηχογραφήσεις, ποιος πρέπει να ενημερωθεί, αν χρειάζεται διαβούλευση με τους εκπροσώπους των εργαζομένων και τι απογίνεται μετά ο ήχος. Ύστερα πέρασέ τα στις επιστολές πρόσκλησης.
2. Κατέβασε ένα μοντέλο μία φορά, στο δίκτυο του γραφείου. Τα μεγαλύτερα τα βγάζουν πέρα αισθητά καλύτερα με μια σιγανή, ταραγμένη φωνή, που σε αυτή τη δουλειά είναι ο κανόνας και όχι η εξαίρεση.
3. Πες το δυνατά στην αρχή κάθε συνάντησης. Ότι γίνεται ηχογράφηση, γιατί, τι θα γίνει με αυτήν και πότε θα σβηστεί. Ύστερα άφησέ το μέσα στη μεταγραφή, όπου ανήκει ως μέρος του αρχείου.
4. Μετάφερε τη μεταγραφή στον φάκελο της υπόθεσης και σβήσε τα υπόλοιπα. Κάνε εξαγωγή σε PDF ή σε κείμενο με χρονικές σημάνσεις, αρχειοθέτησέ τη στο σύστημα HR και σβήσε το αντίγραφο στην εφαρμογή όταν είπες ότι θα το σβήσεις.

Η ασφάλεια της συσκευής δεν είναι προαιρετική όταν το τηλέφωνο κρατάει υλικό έρευνας για επώνυμους συναδέλφους. Κωδικός, Face ID, αυτόματο κλείδωμα, κρυπτογράφηση, και μια πραγματική απάντηση στο τι γίνεται αν ξεχαστεί σε ένα ταξί.

Πότε το Just Transcribe είναι λάθος εργαλείο

Έξι σημεία, και το δεύτερο μετράει για όποιον διεξάγει έρευνες όπως πρέπει.

• ×Δεν κάνει την ηχογράφηση νόμιμη. Αν ο νόμος της χώρας σου, η σύμβαση ή η συμφωνία με τους εκπροσώπους των εργαζομένων λέει όχι, η απάντηση είναι όχι, και η επεξεργασία χωρίς σύνδεση δεν είναι τρόπος να το παρακάμψεις.
• ×Χωρίς αλυσίδα φύλαξης (chain of custody). Χωρίς ψηφιακό αποτύπωμα (hash) των αρχείων, χωρίς αρχείο καταγραφής που να δείχνει κάθε αλλοίωση, χωρίς διαδρομή ελέγχου για το ποιος άνοιξε τι. Για υλικό που μπορεί να γίνει αποδεικτικό στοιχείο σε μια επίσημη διαδικασία, αυτό είναι πραγματικό κενό.
• ×Χωρίς διαχείριση υποθέσεων. Τίποτα δεν συνδέεται με το σύστημα HR, με το εργαλείο διαχείρισης υποθέσεων ή με το αρχείο εγγράφων σου. Εξαγωγή και αρχειοθέτηση, με το χέρι.
• ×Χωρίς κοινή πρόσβαση. Ένας συνάδελφος που συμμετέχει στην έρευνα δεν βλέπει τις μεταγραφές σου. Σε μια έρευνα με δύο άτομα αυτό σημαίνει εξαγωγή και αποστολή αρχείων, με προσοχή.
• ×Χωρίς αυτόματους κανόνες διατήρησης ή legal hold. Η διαγραφή είναι χειροκίνητη συνήθεια, και το ίδιο η διαφύλαξη όταν κάτι τελεί υπό legal hold.
• ×Χωρίς ανάκτηση. Δεν υπάρχει διακομιστής, οπότε ένα χαμένο τηλέφωνο χωρίς αντίγραφο ασφαλείας είναι μια χαμένη συνέντευξη, σε ένα πλαίσιο όπου το να χάσεις μια συνέντευξη είναι σοβαρό.

Για ένα μικρό τμήμα HR που θέλει να κρατάει καλύτερες σημειώσεις, ταιριάζει. Για μια ομάδα επίσημων ερευνών που χρειάζεται αλυσίδα φύλαξης, διαδρομή ελέγχου και κοινούς φακέλους υποθέσεων, αγόρασε μια πλατφόρμα ερευνών και υπόγραψε τη σύμβαση που χρειάζεται.

Ξεκάθαρες απαντήσεις

Στη συνέχεια

Το σημείο εκκίνησης με τον μικρότερο κίνδυνο είναι το δικό σου σημείωμα εν θερμώ, υπαγορευμένο μέσα στα δέκα λεπτά μετά από μια δύσκολη συζήτηση. Αν αυτό και μόνο βελτιώσει τους φακέλους σου, το ευρύτερο ερώτημα, αν θα ηχογραφούνται οι συναντήσεις, αξίζει να τεθεί όπως πρέπει στους νομικούς σου συμβούλους και στους εκπροσώπους των εργαζομένων.

Ή πρώτα: Πώς λειτουργεί το προηγμένο απόρρητο · Όλο το φύλλο στοιχείων (στα αγγλικά)