Pour les RH. Cet entretien, on te le relira un jour.
Entretiens disciplinaires et de réclamation, auditions d'enquête, entretiens de départ. Des documents qui portent sur des salariés nommément désignés, en droit de demander ce que tu détiens sur eux, et qui peuvent finir devant un juge, tes notes versées au dossier.
Utile pourEntretiens disciplinaires et de réclamation, auditions d'enquête, réunions avec les représentants du personnel, entretiens de départ.
L'argumentUne seule copie, sur un seul appareil, soumise à tes propres durées de conservation. C'est la seule façon de répondre honnêtement à une demande d'accès.
Pas pourL'enregistrement clandestin, jamais. Ni rien qui exige une chaîne de traçabilité de la preuve ou un dossier que deux personnes puissent ouvrir.
Toutes partent du principe que tu as prévenu chaque personne présente de l'enregistrement, parce que procéder autrement est à la fois déloyal et, le plus souvent, illégal.
01Entretiens disciplinaires et de réclamation
L'entretien dont on te ressortira les notes. Prendre des notes exactes tout en menant la discussion, c'est un travail pour deux assuré par une seule personne, et les notes en pâtissent.
Avec une transcription, tu peux te consacrer à la conduite de l'entretien et produire un meilleur compte rendu que celui que tu aurais écrit.
Dans l'app : enregistre au su de tous, transcris sur l'appareil, puis retravaille le texte pour en faire le compte rendu officiel. Si ta politique interne privilégie la suppression de l'audio, la confidentialité avancée l'efface dès que le texte existe.
02Auditions de témoins lors d'une enquête
Six témoins, six versions, et ce sont les écarts entre elles qui font l'enquête. Des notes paraphrasées gomment justement les détails qui comptent.
Les témoins ont aussi tendance à mesurer leurs propos quand ils se savent enregistrés, ce qui est à double tranchant et mérite réflexion.
Dans l'app : un enregistrement par témoin, tous rangés dans un dossier consacré à l'affaire, et la recherche en texte intégral sur l'ensemble pour repérer la tournure qui revient dans trois témoignages et pas dans le quatrième.
03Réunions avec les représentants du personnel et les syndicats
Formelles, avec procès-verbal, et lourdes de conséquences. Les deux parties s'appuieront plus tard sur ce qui a été convenu, et chacune s'en souviendra autrement.
Ici, les noms des locuteurs comptent : une transcription qui dit qui s'est engagé à quoi, c'est tout l'intérêt.
Dans l'app : enregistre une fois la voix des participants habituels, transcris avec la reconnaissance des locuteurs, puis, avec le modèle de langage local, résume le tout en actions convenues.
04Entretiens de départ
La conversation la plus franche qu'un salarié aura jamais avec les RH, et celle qu'on réduit le plus souvent à un formulaire que personne ne lit. Tout l'intérêt est de garder ce qui a réellement été dit, plutôt que les cases cochées.
Dans l'app : transcris en local et sers-toi du résumé pour dégager les thèmes. Supprime ensuite à l'échéance annoncée au salarié qui part, sur l'unique appareil où tout cela a jamais existé.
05Tes propres notes après une conversation difficile
La note rédigée à chaud, dans les dix minutes qui suivent un entretien, pèsera réellement par la suite, et c'est pourtant elle qu'on repousse le plus souvent, jusqu'à ce qu'elle n'ait plus rien d'une note à chaud.
Personne d'autre que toi sur l'enregistrement, ce qui en fait le cas le plus simple des cinq.
Dans l'app : dicte tout de suite, transcris, et classe la note avec sa date. Le jour où un motif récurrent prend de l'importance, cherche dans toute une année de notes.
Deux problèmes à la fois : l'exactitude et l'accès
Un entretien d'enquête présente une particularité. Son compte rendu doit être exact, parce que l'écart entre ce que quelqu'un a dit et ce qu'indique la note est précisément ce qu'on conteste devant le juge. Et il doit être défendable en tant que document, parce que la personne concernée peut en général demander à voir ce que tu détiens sur elle.
Les notes manuscrites ne remplissent pas la première condition. Envoyer l'audio à un service de transcription complique la seconde, car il existe alors une copie à un endroit dont ta réponse à une demande d'accès doit tenir compte, et sur lequel tes durées de conservation n'ont aucune prise.
Ce qu'ajoute un outil cloud
Un sous-traitant qui détient des données personnelles de salariés, avec ce que cela suppose : un contrat de sous-traitance, une inscription au registre des traitements, une réponse sur la durée de conservation et, dans beaucoup d'organisations, la consultation des représentants du personnel. En interne, la surveillance des salariés et leurs données sont un sujet politiquement sensible, ce que les données clients sont rarement.
S'y ajoute une copie que tu devras mentionner si tu réponds honnêtement à la demande d'accès, et que tu ne peux pas supprimer selon ton propre calendrier.
Ce que Just Transcribe garde sur l'appareil
Tout. Le modèle tourne sur le téléphone, donc aucun sous-traitant n'intervient, l'enregistrement se trouve à un seul endroit, et tes durées de conservation ont réellement prise sur lui.
Avec la confidentialité avancée, l'audio est effacé dès que la transcription existe, et pour un entretien de réclamation c'est souvent la bonne formule : un compte rendu écrit exact, sans qu'un enregistrement de quelqu'un sous son plus mauvais jour dorme des années dans un dossier.
Rien de tout cela ne rend l'enregistrement ni légal ni approprié. Dans certains pays et selon certains accords, enregistrer un entretien avec un salarié suppose un consentement ou une information préalable, quand ce n'est pas purement et simplement interdit, et une app hors ligne n'y change rien.
Pourquoi Just Transcribe
Tout l'argument tient au peu d'endroits où finissent les paroles du salarié.
✓Aucun sous-traitant ne détient les données du personnel. Rien n'est transféré, donc pas de contrat, pas d'inscription au registre et pas de discussion avec les représentants du personnel sur un nouveau prestataire.
✓Une demande d'accès à laquelle tu peux répondre entièrement. Un appareil, un dossier, une réponse honnête sur ce qui existe.
✓Confidentialité avancée. L'audio est effacé dès que le texte existe. La session, elle, ne garde rien et s'efface quand tu quittes l'écran : exporte d'abord la transcription exacte vers ton dossier.
✓Noms des locuteurs. Un entretien d'enquête à quatre revient avec chaque prise de parole attribuée, et non en un seul bloc indistinct.
✓Édition intégrée. Corriger la transcription, renommer les locuteurs, rechercher et remplacer. Le compte rendu officiel se fait en retouchant un premier jet exact, pas en reconstituant de mémoire.
✓Résumés en local. Points clés et actions à mener, générés sur l'appareil, utiles pour rédiger le courrier qui annonce l'issue.
✓Un seul paiement. Le déblocage unique (Just Transcribe Pro), sans abonnement : pour essayer l'app, un service RH de trois personnes n'a pas à passer par un circuit d'achat.
Une seule copie, sur un seul appareil, soumise à tes propres durées de conservation : c'est la seule configuration qui permet de répondre à une demande d'accès de façon complète et honnête.
Un dossier d'enquête a besoin de deux choses : l'exactitude et la capacité d'en rendre compte. Avoir moins de copies sert la seconde sans rien coûter à la première.
Avant d'enregistrer un salarié
C'est sur ce point qu'on se trompe, et s'y tromper est pire que d'avoir de mauvaises notes.
À titre indicatif. Ce sont le droit du travail, ton accord collectif et tes règles internes qui décident.
Enregistrement clandestin
En général illégal pour un employeur, et presque toujours fatal à l'équité de la procédure. Préviens tout le monde dans la pièce, avant de commencer, à chaque fois.
Consentement et information préalable
Les règles varient beaucoup. Certains pays exigent le consentement explicite de chaque participant, d'autres une simple information, d'autres encore l'accord préalable des représentants du personnel. Vérifie avant, pas après.
Droit d'accès des salariés
Au titre du RGPD, un salarié peut en général demander ce que tu détiens sur lui, enregistrements et transcriptions compris, sous réserve de certaines exceptions. Moins de copies, c'est une réponse plus complète et plus exacte.
Consultation des représentants du personnel
Dans une grande partie de l'Europe, introduire un outil qui enregistre des salariés passe par cette consultation, où que se trouvent les données. Une app hors ligne rend peut-être la discussion plus facile, elle ne la supprime pas.
Durée de conservation
Un dossier d'enquête a une durée de conservation. Stocker en local veut dire que tu peux vraiment la faire respecter, et aussi que rien ne la fait respecter à ta place.
Équité de la procédure
Un enregistrement joue dans les deux sens. Il protège le salarié d'une note fondée sur un souvenir inexact, et il te protège d'une note contestée, mais seulement si tout le monde savait qu'on enregistrait.
Si l'avis juridique que tu as reçu dit que tu ne peux pas enregistrer, n'enregistre pas. Dicter ta propre note juste après est légal presque partout et apporte déjà l'essentiel du bénéfice.
Comment ouvrir un entretien enregistré
Avant de commencer : j'enregistre cet entretien pour que le compte rendu soit fidèle. L'enregistrement reste sur ce téléphone et n'est envoyé à aucune autre entreprise. Vous recevrez une copie du compte rendu écrit. Une fois ce compte rendu rédigé, j'efface le fichier audio. Si vous vous opposez à l'enregistrement, dites-le maintenant et je prendrai des notes à la main.
Dis-le à voix haute à chaque fois, et laisse-le dans la transcription. C'est une pièce du dossier, et l'équité de toute la suite en dépend.
Préparer l'app pour un dossier
Quatre étapes, et la première relève de tes règles internes, pas de la technique.
Obtiens d'abord la position officielle, par écrit. Peux-tu enregistrer, qui faut-il prévenir, faut-il consulter les représentants du personnel, et que devient l'audio après coup ? Reprends ensuite tout cela dans tes lettres de convocation.
Télécharge un modèle une fois, sur le réseau du bureau. Les plus grands s'en sortent nettement mieux avec une voix basse et émue, ce qui dans ce travail est la règle plutôt que l'exception.
Annonce-le à voix haute au début de chaque entretien. Qu'un enregistrement est en cours, pourquoi, ce qu'il deviendra et quand il sera supprimé. Laisse ensuite cette annonce dans la transcription : elle y a sa place, car elle fait partie du dossier.
Verse la transcription au dossier et supprime le reste. Exporte-la en PDF ou en texte horodaté, classe-la dans ton SIRH, et supprime la copie de l'app à l'échéance annoncée.
La sécurité de l'appareil n'a rien de facultatif quand le téléphone contient des éléments d'enquête sur des collègues nommément désignés. Code de l'appareil, Face ID, verrouillage automatique, chiffrement, et une vraie réponse à la question : que se passe-t-il s'il reste oublié dans un taxi ?
Quand Just Transcribe n'est pas le bon outil
Six cas, et le deuxième compte pour quiconque mène des enquêtes dans les règles.
×L'app ne rend pas l'enregistrement légal. Si le droit applicable, le contrat de travail ou l'accord collectif dit non, c'est non, et le traitement hors ligne n'est pas une échappatoire.
×Aucune chaîne de traçabilité de la preuve. Pas de hachage, pas de journal qui révèle toute manipulation, pas de piste d'audit sur qui a ouvert quoi. Pour des éléments qui peuvent devenir des preuves dans une procédure formelle, c'est une vraie lacune.
×Pas de gestion des dossiers. Rien ne se connecte à ton SIRH, à ton logiciel de suivi des dossiers ou à ta GED. Exporte et classe, à la main.
×Pas d'accès partagé. Un co-enquêteur ne voit pas tes transcriptions. Sur une enquête menée à deux, il faut donc exporter et envoyer des fichiers, avec précaution.
×Ni conservation automatisée ni legal hold. La suppression reste une habitude manuelle, et la préservation aussi quand un élément est sous legal hold.
×Aucune récupération. Pas de serveur, donc un téléphone perdu sans sauvegarde de l'appareil, c'est un entretien perdu, dans un contexte où perdre un entretien est grave.
Pour un petit service RH qui veut prendre de meilleures notes, l'app convient. Pour une équipe d'enquête structurée qui a besoin de traçabilité de la preuve, d'audit et de dossiers partagés, achète une plateforme d'enquête interne et mets en place le contrat de sous-traitance.
Réponses directes
Puis-je enregistrer un entretien disciplinaire ?
Cela dépend de l'endroit où tu te trouves et de ce qui a été convenu, et c'est une question pour ton avocat en droit du travail, pas pour un éditeur de logiciels. Ce qui vaut presque partout : ne jamais enregistrer en cachette, prévenir chaque personne présente avant de commencer, dire pourquoi, et dire ce que devient l'enregistrement ensuite. Si la réponse est que tu ne peux pas enregistrer, dicte plutôt ta propre note dès la fin de l'entretien.
Le salarié a-t-il droit à l'enregistrement ?
En général, il peut demander ce que tu détiens sur lui, et l'enregistrement ou la transcription d'un entretien auquel il a participé en fait habituellement partie, sous réserve d'exceptions qui varient. C'est un argument pour garder moins de copies, pas plus : avec un fichier unique sur un seul appareil, la demande a une réponse ; avec une copie qui dort sur les serveurs d'un prestataire, pour une durée de conservation floue, elle n'en a pas.
Devant le juge, une transcription vaut-elle mieux qu'une note écrite ?
Souvent oui pour l'exactitude, pas automatiquement pour la force probante. Face à une transcription contemporaine de l'entretien, difficile de contester les mots employés. Elle est aussi peu flatteuse sur les interruptions, le ton et les questions que tu as posées, ce qui est à double tranchant. Demande à tes conseillers juridiques ce qu'ils veulent voir au dossier avant de changer ta façon de prendre des notes.
Faut-il informer les représentants du personnel ?
Dans une grande partie de l'Europe, presque certainement, car l'introduction de tout outil qui enregistre des salariés est en général soumise à consultation. Que les données ne quittent jamais l'appareil rend d'ordinaire la discussion plus facile, pas superflue, et passer outre est un bon moyen de perdre un litige que tu aurais sinon gagné.
Et si un salarié nous enregistre ?
C'est de plus en plus courant, et c'est un autre problème. Dans de nombreux pays, un salarié peut légalement enregistrer un entretien auquel il participe, quoi que disent tes règles internes. La réponse pratique : mener des entretiens dont l'enregistrement ne te gênerait pas, et faire ton propre compte rendu exact, ce qui est au fond l'essentiel de ce que défend cette page.
Ensuite
Le point de départ le moins risqué, c'est ta propre note à chaud, dictée dans les dix minutes qui suivent une conversation difficile. Si cela suffit déjà à améliorer tes dossiers, la question plus large de l'enregistrement des entretiens mérite d'être soumise en bonne et due forme à tes conseillers juridiques et aux représentants du personnel.
Écrit par le développeur, pas un conseil en droit du travail. Je développe Just Transcribe. Savoir si tu peux enregistrer un entretien disciplinaire ou de réclamation, et à quelles conditions, dépend du droit applicable, des contrats de travail, de ton accord collectif et de tes règles internes. Dans plusieurs pays, l'enregistrement clandestin par l'employeur est illégal.
Écrit le 26 septembre 2026, mis à jour le 3 octobre 2026 pour Just Transcribe 1.36. Chiffres et sources dans la fiche technique (en anglais).
