Para RR. HH. Esa entrevista te la leerán algún día.
Entrevistas disciplinarias y por quejas formales, reuniones de investigación, entrevistas de salida. Documentos sobre empleados con nombre y apellidos, que tienen derecho a pedir lo que guardas sobre ellos. Documentos que pueden acabar ante un tribunal, con tus notas adjuntas.
Útil paraEntrevistas disciplinarias y por quejas formales, reuniones de investigación, reuniones con el comité de empresa, entrevistas de salida.
El argumentoUna sola copia, en un solo dispositivo, dentro de tus propios plazos de conservación. Es la única forma de responder con honestidad a una solicitud de acceso.
No es paraGrabar a escondidas, nunca. Ni nada que necesite cadena de custodia o un expediente que puedan abrir dos personas.
Todas dan por hecho que has avisado a todos los presentes de que se está grabando, porque hacerlo de cualquier otra forma está mal y, además, suele ser ilegal.
01Entrevistas disciplinarias y por quejas formales
La reunión cuyas notas te acabarán echando en cara. Tomar notas exactas mientras diriges la reunión es un trabajo de dos personas que hace una sola, y las notas se resienten.
Con una transcripción puedes dirigir la reunión como es debido y obtener un acta mejor que la que habrías redactado tú.
En la app: graba con el conocimiento de todos, transcribe en el dispositivo y después convierte el texto en el acta formal. Si tu política interna prefiere que no quede audio, la privacidad avanzada lo borra en cuanto existe el texto.
02Entrevistas con testigos en una investigación interna
Seis testigos, seis versiones, y las diferencias entre ellas son la investigación. Unas notas parafraseadas difuminan justo los detalles que importan.
Además, los testigos suelen medir más sus palabras cuando saben que queda constancia, lo cual tiene doble filo y merece una reflexión.
En la app: una grabación por testigo, todas en una carpeta del caso, y la búsqueda en todo el texto sobre todas ellas para dar con la frase que aparece en tres versiones y no en la cuarta.
03Reuniones con el comité de empresa y los sindicatos
Formales, con acta y con consecuencias. Las dos partes se apoyarán después en lo acordado, y cada una lo recordará a su manera.
Aquí cuentan los nombres de los hablantes: de eso se trata, de una transcripción que diga quién se comprometió a qué.
En la app: guarda una vez las voces de los asistentes habituales, transcribe con identificación de hablantes y después usa el modelo de lenguaje local para resumirlo todo en las tareas acordadas.
04Entrevistas de salida
La conversación más franca que un empleado tendrá nunca con RR. HH., y la que más a menudo acaba reducida a un formulario que nadie lee. El valor está en conservar lo que se dijo de verdad, no qué casillas se marcaron.
En la app: transcribe en local y usa el resumen para sacar los temas. Después borra en el plazo que le anunciaste a quien se va, en el único dispositivo en el que llegó a existir.
05Tus propias notas después de una conversación difícil
La nota tomada en caliente, en los diez minutos posteriores a una reunión, pesa de verdad más adelante, y es justo la que más se deja para luego, hasta que ya se ha enfriado.
En esta grabación no hay nadie más, así que es el caso más sencillo de los cinco.
En la app: dicta la nota en el momento, transcríbela y archívala con la fecha. Si con el tiempo un patrón resulta importante, busca en las notas de todo un año.
Dos problemas a la vez: exactitud y acceso
Una entrevista de investigación tiene algo poco común. Debe ser exacta, porque la diferencia entre lo que alguien dijo y lo que dice el acta es justo lo que se discute ante un tribunal. Y debe sostenerse como documento, porque la persona a la que se refiere puede, por lo general, pedir ver lo que guardas sobre ella.
Las notas a mano no pasan la primera prueba. Subir el audio a un servicio de transcripción complica la segunda, porque entonces hay una copia en un sitio que tu respuesta a una solicitud de acceso tiene que tener en cuenta y al que tus plazos de conservación no llegan.
Lo que añade una herramienta en la nube
Un encargado del tratamiento con datos personales de la plantilla, lo que exige un contrato, una entrada en el registro de actividades de tratamiento, una respuesta sobre el plazo de conservación y, en muchas organizaciones, una consulta al comité de empresa. De puertas adentro, la vigilancia de la plantilla y los datos de los empleados son un asunto políticamente delicado, como rara vez lo son los datos de clientes.
Además añade una copia que tendrás que mencionar si respondes con honestidad a la solicitud de acceso, y que no puedes borrar cuando tú decidas.
Lo que Just Transcribe mantiene en el dispositivo
Todo. El modelo se ejecuta en el teléfono, así que no interviene ningún encargado del tratamiento, la grabación está en un solo sitio y tus plazos de conservación llegan de verdad hasta ella.
Con la privacidad avanzada, el audio se borra en cuanto existe la transcripción, y para una entrevista por una queja formal eso suele ser lo adecuado: un acta exacta, sin que la grabación de alguien en su peor momento pase años en una carpeta.
Nada de esto hace que grabar sea legal ni apropiado. En algunos países y con algunos acuerdos, grabar una reunión con un empleado exige consentimiento o aviso previo, o está prohibido sin más, y una app sin conexión no cambia nada de eso.
Por qué Just Transcribe
Todo se reduce a los pocos sitios a los que llegan las palabras del empleado.
✓Ningún encargado del tratamiento con datos de la plantilla. No se transfiere nada, así que no hay contrato, ni entrada en el registro, ni conversación con el comité de empresa sobre un proveedor nuevo.
✓Una solicitud de acceso que puedes responder por completo. Un dispositivo, una carpeta, una respuesta honesta sobre lo que existe.
✓Privacidad avanzada. El audio se borra en cuanto existe el texto, y la sesión no guarda nada: exporta la transcripción exacta a tu expediente antes de salir de la pantalla, porque al salir se borra todo.
✓Nombres de los hablantes. Una reunión de investigación con cuatro personas llega con cada intervención atribuida, y no como un solo bloque indistinto.
✓Edición integrada. Corrige la transcripción, cambia los nombres de los hablantes, usa buscar y reemplazar. El acta formal sale de editar un borrador exacto, no de reconstruir la reunión.
✓Resúmenes locales. Puntos clave y tareas generados en el dispositivo, útiles para la carta que comunica el resultado.
✓Un solo pago. EUR 9,99 una sola vez, así que un departamento de tres personas puede probarla sin pasar por un proceso de compras.
Una sola copia, en un solo dispositivo, dentro de tus propios plazos de conservación: es la única forma que te permite responder a una solicitud de acceso de manera completa y honesta.
Exactitud y poder rendir cuentas: eso es lo que necesita el expediente de una investigación. Tener menos copias ayuda con lo segundo y no te cuesta lo primero.
Antes de grabar a un empleado
Esta es la parte en la que la gente se equivoca, y equivocarse aquí es peor que tener malas notas.
Solo orientativo. Deciden la legislación laboral, el acuerdo con el comité de empresa y tu propia política interna.
Grabación encubierta
Por lo general es ilegal para un empleador, y casi siempre echa por tierra la equidad del procedimiento. Avisa a todos los presentes, antes de empezar, cada vez.
Consentimiento y aviso previo
Los requisitos varían mucho. En unos países hace falta el consentimiento expreso de cada participante, en otros basta con avisar y en otros se necesita antes el acuerdo del comité de empresa. Compruébalo antes, no después.
Derecho de acceso del empleado
Según el RGPD, un empleado puede por lo general pedir lo que guardas sobre él, grabaciones y transcripciones incluidas, con algunas excepciones. Menos copias significan una respuesta más completa y más exacta.
Consulta al comité de empresa
En buena parte de Europa, introducir una herramienta que graba a los empleados exige consultar a los representantes de los trabajadores, estén donde estén los datos. Con una app sin conexión la conversación puede ser más fácil, pero no desaparece.
Plazo de conservación
El expediente de una investigación tiene un plazo de conservación. Guardarlo en local significa que puedes hacerlo cumplir de verdad, y también que nada lo hace cumplir por ti.
Equidad del procedimiento
Una grabación funciona en los dos sentidos. Protege al empleado de una nota mal recordada y te protege a ti de una nota discutida, pero solo si todo el mundo sabía que se estaba grabando.
Si tu asesor jurídico te dice que no puedes grabar, no grabes. Dictar tu propia nota justo después es legal casi en todas partes y te da la mayor parte del beneficio.
Cómo abrir una reunión grabada
Antes de empezar: estoy grabando esta reunión para que el acta sea exacta. La grabación se queda en este teléfono y no se envía a ninguna otra empresa. Usted recibirá una copia del acta. En cuanto el acta esté redactada, se borrará el audio. Si se opone a la grabación, dígalo ahora y tomaré notas a mano.
Dilo en voz alta cada vez y déjalo en la transcripción. Forma parte del expediente, y de eso depende que todo lo que venga después sea justo.
Prepararla para un caso
Cuatro pasos, y el primero es una cuestión de política interna, no técnica.
Aclara primero la política, y por escrito. Si puedes grabar, a quién hay que avisar, si hay que consultar al comité de empresa y qué pasa después con el audio. Luego recógelo en tus cartas de convocatoria.
Descarga un modelo una vez, en la red de la oficina. Los más grandes entienden bastante mejor una voz baja y afectada, y en este trabajo eso es lo normal, no la excepción.
Dilo en voz alta al principio de cada reunión. Que se está grabando, por qué, qué pasará con la grabación y cuándo se borrará. Luego déjalo en la transcripción, que es donde le corresponde estar, como parte del expediente.
Pasa la transcripción al expediente y borra el resto. Expórtala a PDF o a texto con marcas de tiempo, archívala en tu sistema de RR. HH. y borra la copia de la app en el plazo que anunciaste.
La seguridad del dispositivo no es opcional cuando el teléfono guarda material de una investigación sobre compañeros con nombre y apellidos. Código del dispositivo, Face ID, bloqueo automático, cifrado y una respuesta de verdad a qué pasa si se queda olvidado en un taxi.
Cuándo Just Transcribe es la herramienta equivocada
Seis casos, y el segundo importa a cualquiera que lleve una investigación como es debido.
×No hace que grabar sea legal. Si la legislación aplicable, el contrato de trabajo o el acuerdo con el comité de empresa dicen que no, la respuesta es no, y procesar sin conexión no es una forma de sortearlo.
×Sin cadena de custodia. Ni hash de integridad, ni registro que delate manipulaciones, ni rastro de auditoría de quién abrió qué. Para material que puede acabar como prueba en un procedimiento formal, es una carencia real.
×Sin gestión de expedientes. Nada se integra con tu sistema de RR. HH., con tu herramienta de gestión de casos ni con tu gestor documental. Exporta y archiva, a mano.
×Sin acceso compartido. Quien investiga contigo no puede ver tus transcripciones. En una investigación a dos, eso supone exportar y enviar archivos, con cuidado.
×Ni conservación automatizada ni legal hold. Borrar es un hábito manual, y conservar también, cuando algo está sujeto a legal hold.
×Sin recuperación. No hay servidor, así que un teléfono perdido sin copia de seguridad del dispositivo es una entrevista perdida, y en este contexto perder una entrevista es grave.
Para un departamento de RR. HH. pequeño que quiere tomar mejores notas, encaja. Para un equipo formal de investigaciones que necesita custodia, auditoría y expedientes compartidos, compra una plataforma de investigaciones internas y firma el contrato de encargado del tratamiento.
Respuestas sin rodeos
¿Puedo grabar una entrevista disciplinaria?
Depende de dónde estés y de lo que hayas pactado, y es una pregunta para tu abogado laboralista, no para una empresa de software. Lo que vale casi en todas partes: no grabar nunca a escondidas, avisar a todos los presentes antes de empezar, decir por qué y decir qué pasará después con la grabación. Si la respuesta es que no puedes grabar, dicta en su lugar tu propia nota en cuanto termine la reunión.
¿Tiene el empleado derecho a la grabación?
Por lo general puede pedir lo que guardas sobre él, y la grabación o la transcripción de una reunión a la que asistió suele quedar incluida, con excepciones que varían. Es un argumento para tener menos copias, no más: con un único archivo en un solo dispositivo, la solicitud tiene respuesta; con una copia en los servidores de un proveedor y un plazo de conservación poco claro, no la tiene.
Ante un tribunal, ¿vale más una transcripción que una nota escrita?
En exactitud, a menudo sí; en valor probatorio, no automáticamente. Cuando hay una transcripción hecha en el momento, es difícil discutir qué palabras se usaron. También retrata sin contemplaciones las interrupciones, el tono y las preguntas que hiciste, y eso tiene doble filo. Pregunta a tus asesores jurídicos qué quieren que conste en el expediente antes de cambiar tu forma de tomar notas.
¿Tenemos que informar al comité de empresa?
En buena parte de Europa, casi con toda seguridad, porque introducir cualquier herramienta que grabe a empleados suele estar sujeto a consulta. Que los datos no salgan nunca del dispositivo normalmente hace la conversación más fácil, no innecesaria, y seguir adelante sin ella es una buena manera de perder un pleito que de otro modo habrías ganado.
¿Y si es un empleado quien nos graba?
Cada vez pasa más, y es otro problema. En muchos países, un empleado puede grabar legalmente una reunión en la que participa, diga lo que diga tu política interna. La respuesta práctica es llevar las reuniones de forma que no te importe que se graben, y levantar tu propia acta exacta, que es en el fondo casi todo lo que defiende esta página.
Siguiente paso
El punto de partida con menos riesgo es tu propia nota en caliente, dictada en los diez minutos que siguen a una conversación difícil. Si solo con eso ya mejoran tus expedientes, merece la pena plantear como es debido a tus asesores jurídicos y al comité de empresa la cuestión más amplia de grabar las reuniones.
Lo escribe el desarrollador, y no es asesoramiento en derecho laboral. Desarrollo Just Transcribe. Si puedes grabar una entrevista disciplinaria o por una queja formal, y en qué condiciones, depende de la legislación aplicable, de los contratos de trabajo, del acuerdo con el comité de empresa y de tu propia política interna. En varios países, la grabación a escondidas por parte del empleador es ilegal.
Escrito el 26 de septiembre de 2026 y actualizado el 3 de octubre de 2026 para Just Transcribe 1.36. Cifras y fuentes en la ficha técnica (en inglés).
