Per chi

Per gli avvocati. Il colloquio coperto dal segreto resta in un posto solo.

Il primo colloquio con il cliente, la preparazione dei testimoni, le visite in carcere, i dieci minuti in corridoio dopo l'udienza. Tutto materiale che vale la pena avere per iscritto. Niente che valga una copia su un server di cui non puoi rispondere.

Utile perPrimo colloquio con il cliente, preparazione dei testimoni, visite in carcere senza campo e la nota per il fascicolo che detti tornando alla macchina.
L'argomentoUn fornitore che non riceve mai la registrazione non può perderla, non può essere obbligato a esibirla e non va sottoposto a verifiche.
Non è perCiò che deve reggere come prova in giudizio, o che lo studio è tenuto a conservare. Nessuna catena di custodia, nessun archivio, nessun legal hold.

Quando usarla
Il rischio
Perché Just Transcribe
Le regole
Come impostarla
I suoi limiti
Risposte
Prossimo passo

Scaffali di una biblioteca con raccolte di giurisprudenza rilegate in pelle. — Foto: Iñaki del Olmo / Unsplash

Sei momenti di una settimana di lavoro

In ognuno di questi momenti un avvocato vorrebbe già avere un registratore acceso, e non lo accende per via di dove finirebbe il file.

Il primo colloquio con il cliente

La prima ora con un nuovo cliente è la più densa di tutto il fascicolo: date, nomi, importi, una cronologia che nell'anno successivo ti verrà chiesta altre quattro volte. Gli appunti presi di corsa diventano in silenzio la versione su cui poi tutti fanno affidamento, anche dove sono sbagliati.

Una registrazione in cui puoi cercare chiude la questione. E ti lascia guardare in faccia il cliente invece del blocco degli appunti, cosa che in un primo colloquio non è poco.

Nell'app: registra, trascrivi dopo con uno dei modelli più grandi, poi cerca nel testo completo di tutte le trascrizioni la data che ricordi solo a metà. Salva una volta la voce del cliente e nelle registrazioni successive il suo nome compare da solo.

Preparare un testimone e raccoglierne la versione

Raccogliere la versione di un testimone produce proprio il materiale che meno vorresti sul server di qualcun altro: un racconto mai messo alla prova, detto ad alta voce, in una forma che nessuno ha ancora fissato.

Ed è materiale che vuoi parola per parola, perché lo scarto tra quello che ha detto il testimone e quello che hai scritto tu è proprio lo scarto su cui si giocherà il controesame.

Nell'app: usa la privacy avanzata per quel colloquio. Registra una volta, cancella l'audio appena esiste il testo e azzera l'intera sessione quando esci dalla schermata, così sopravvive solo la trascrizione che hai esportato, nient'altro.

Visite in carcere e in ospedale, dove non c'è campo

Le camere di sicurezza sono una gabbia di Faraday con le macchinette. Lì dentro un'app cloud ti dà una rotellina che gira e un file che si carica ore dopo da un parcheggio, sulla prima rete che capita.

L'app funziona offline ovunque, quindi per lei le camere di sicurezza non sono un caso particolare.

Nell'app: tutto gira sul dispositivo, quindi la modalità aereo non cambia assolutamente niente. La trascrizione è pronta prima che tu sia fuori dall'edificio.

La nota per il fascicolo, mentre torni alla macchina

La trascrizione ufficiale arriva settimane dopo. La tua nota su quello che il giudice ha detto davvero sul terzo punto conviene averla oggi, soprattutto se stasera deve arrivare al cliente.

Registrare l'udienza in sé di solito è vietato e basta. Qui si parla della tua dettatura, dopo.

Nell'app: detta direttamente al telefono, poi lascia che l'app riassuma la registrazione in punti chiave e cose da fare, sul dispositivo. Esporta in PDF o in testo con marcature temporali, nella cartella del fascicolo.

Le riunioni interne sul caso

Cinque avvocati, novanta minuti, quattro opinioni sulla strategia e chi verbalizza, che proprio per questo contribuisce meno di tutti. Con i nomi dei parlanti la riunione diventa un documento in cui si vede chi si è impegnato a fare cosa.

Nell'app: salva una volta la voce di ogni collega. Da lì in poi le trascrizioni arrivano con i nomi già al loro posto, abbinati sul dispositivo a profili vocali che non lo lasciano mai.

L'audio che ti manda il cliente

I clienti mandano audio. Un vocale di tre minuti su una scadenza, la registrazione di una riunione a cui hanno partecipato, un messaggio in segreteria che si rivela importante. Inoltrarli a un servizio di trascrizione è lo stesso problema in confezione ridotta.

Nell'app: importa direttamente wav, mp3, m4a, aiff e altri, e trascrivi in locale. Non viene inoltrato niente a nessuno, e lungo la strada il file non passa da nessun modulo di caricamento sul web.

Un servizio di trascrizione porta un terzo dentro il colloquio coperto dal segreto

Il segreto professionale dell'avvocato protegge il colloquio tra te e il tuo cliente. È notoriamente solido, e notoriamente facile da intaccare per sbaglio. Di solito a intaccarlo è una copia silenziosa su una macchina che appartiene a qualcuno che non è né il tuo cliente né il tuo studio, fatta senza che nessuno abbia deciso di farla.

Un servizio di trascrizione nel cloud è esattamente quella copia. L'audio parte, il testo torna indietro, e in mezzo c'è un'azienda con i suoi log, i suoi backup, i suoi subappaltatori, i suoi tempi di conservazione e un ufficio legale tutto suo. Niente di tutto questo è losco. È un secondo indirizzo dove abitano le parole del tuo cliente, e un indirizzo di cui non puoi rispondere.

Come funziona di solito

Registri sul telefono, l'app carica il file, un modello da qualche altra parte lo trasforma in testo. A quel punto il colloquio esiste in almeno tre posti: il tuo telefono, lo spazio di archiviazione del fornitore e tutto quello che la sua infrastruttura conserva dietro le quinte. Cancellare la tua copia non svuota il suo archivio.

Se quel fornitore subisce una violazione dei dati, riceve un ordine di esibizione o viene acquisito, la domanda non è più che cosa hai fatto tu della registrazione, ma che cosa ne conservava ancora lui.

Cosa fa invece Just Transcribe

Il modello vocale gira sul telefono. L'audio non ne esce mai, quindi nella catena non c'è nessun fornitore, nessun trasferimento e nessun contratto con il responsabile del trattamento da rincorrere per un promemoria vocale.

L'etichetta privacy dell'App Store dice «Dati non raccolti». L'app si collega esattamente due volte: per scaricare un modello vocale che scegli tu e per il pagamento una tantum. Se dopo spegni tutte le connessioni, continua a funzionare.

Il ragionamento è tutto qui, ed è volutamente circoscritto. Non rende sicuro il tuo telefono e non rende lecita una registrazione. Toglie un soggetto dalla catena, e guarda caso è proprio quello su cui hai meno controllo.

Perché Just Transcribe e non lo strumento che lo studio paga già

Molti prodotti di trascrizione sono ottimi. Qui però la domanda non è quale sia il migliore, è più ristretta: quale ti permette di dire, in una frase, dove si trovano in questo momento le parole del tuo cliente.

Non si carica niente. Il modello gira sul telefono, quindi non c'è nessun trasferimento, nessuna questione di trasferimento extra UE e nessun elenco di sub-responsabili da esaminare.
Nessun account. Niente a cui accedere vuol dire niente da cui restare chiusi fuori, nessuna credenziale che gira per lo studio e nessuna email di reimpostazione della password che sia già di per sé una rivelazione.
Nessun responsabile da nominare per un promemoria vocale. Un fornitore che non riceve mai i dati non li tratta. Un contratto in meno, una verifica in meno, un questionario annuale in meno.
Privacy avanzata. Una sessione che registra una volta, cancella l'audio nel momento in cui esiste la trascrizione e si azzera da sola quando esci. Per il colloquio di cui vuoi il testo e non il nastro.
Nomi dei parlanti, appresi sul dispositivo. I profili vocali sono salvati in locale, quindi una riunione a quattro voci torna con ogni frase attribuita, invece che come un muro di testo.
Esportazioni a misura di fascicolo. Testo con nomi dei parlanti e marcature temporali, PDF, SRT e VTT. Entra nella cartella della pratica come qualsiasi altro documento.
Un solo pagamento. Si scarica gratis, e lo sblocco completo costa EUR 9,99 una tantum. Nessuna licenza per utente, nessuna data di rinnovo, niente da negoziare per l'ufficio acquisti.

Un fornitore che non riceve mai la registrazione non può perderla, non può essere obbligato a esibirla e non va sottoposto a nessuna verifica in merito. Tutto il resto di questa pagina discende da questa frase.

Cosa chiedono davvero le regole della professione

Niente di tutto questo è un parere, e niente è specifico del tuo ordinamento. È, a grandi linee, la domanda che gli ordini forensi pongono sulla tecnologia da una decina d'anni, messa accanto a quello che fa questa app.

Principi generali, non una dichiarazione di conformità. Prima di cambiare il tuo modo di lavorare, verifica le indicazioni del tuo Ordine e le regole del tuo studio.
Riservatezza delle informazioni del cliente	Quasi tutti i codici deontologici chiedono misure ragionevoli per impedire divulgazioni non autorizzate, non la perfezione; la Model Rule 1.6(c) dell'American Bar Association ne è la formulazione più nota. Meno copie in meno mani è la misura ragionevole più economica che ci sia.
Competenza tecnologica	Dal 2012 il commento dell'ABA alla Rule 1.1 chiede anche di restare aggiornati su vantaggi e rischi delle tecnologie pertinenti, e altri ordini forensi hanno fatto lo stesso. Sapere se il tuo strumento di trascrizione carica l'audio è proprio una domanda di questo tipo.
Vigilanza sui fornitori	Quando un fornitore riceve davvero i dati del cliente, di norma ci si aspetta che tu lo abbia valutato e che ci sia un contratto. Scegliere uno strumento che non riceve niente non adempie l'obbligo: lo fa sparire.
GDPR, in Europa	Se nessun responsabile del trattamento riceve i dati, per questo passaggio non serve un accordo ex articolo 28 del GDPR, né si pone la questione dei trasferimenti extra UE regolati dal capo V del GDPR. La minimizzazione dei dati prevista dall'articolo 5, paragrafo 1, lettera c), del GDPR si rispetta nel modo più semplice: non facendo proprio la seconda copia.
Registrare un'altra persona	È disciplinato a parte, e in modi molto diversi. In alcuni paesi serve il consenso di tutte le parti, in altri basta quello di una, e altrove registrare certi procedimenti è vietato in assoluto. Qui la responsabilità è tua, non dell'app.
Esibizione e conservazione	Una trascrizione in tuo possesso è un documento come un altro, e può essere soggetta a esibizione o a un legal hold. Tenerla in locale cambia il posto in cui si trova, non il fatto che esista.

Le fonti su cosa fa l'app sono nella scheda tecnica (in inglese). La fonte su cosa richiede il tuo Ordine è il tuo Ordine.

Cosa dire prima di premere registra

Vorrei registrare il nostro colloquio, così i miei appunti saranno precisi. La registrazione resta su questo telefono, non viene inviata a nessuna azienda, ed è il telefono stesso a trasformarla in testo. Appena ho il testo, cancello l'audio. Se preferisce di no, prendo appunti a mano.

Poi annota nel fascicolo che l'hai detto e che risposta hai avuto. Una registrazione di cui nessuno è stato avvisato vale meno degli appunti che avresti preso comunque.

Quindici minuti, una volta sola

L'app funziona appena installata. Queste sono le quattro cose che conviene decidere prima del primo colloquio con un cliente, non durante.

Scarica un modello con il Wi-Fi dello studio. Ci sono ventuno modelli vocali, da circa 75 MB per il più piccolo a circa 7 GB per il più grande, e quattro domande nell'app ti indicano quello giusto. Più grande vuol dire più preciso e più lento. Lo scarichi una volta e da lì in poi funziona offline per sempre.
Decidi quali colloqui vanno in privacy avanzata. La modalità normale conserva la registrazione, così puoi riascoltarla. La privacy avanzata cancella l'audio appena esiste il testo e azzera la sessione quando esci. I colloqui coperti dal segreto professionale sono i candidati ovvi.
Salva le voci che senti ogni settimana. I colleghi dello studio, la tua, il collega di controparte che vedi ogni mese. Un profilo salvato per ciascuno, e ogni trascrizione successiva arriva con i nomi. I profili restano sul dispositivo e non vengono mai caricati.
Stabilisci come le trascrizioni arrivano nel fascicolo. Esporta ogni trascrizione in PDF o in testo con marcature temporali e nomi dei parlanti, poi archiviala come tutto il resto. Decidi una volta sola come chiamare i file, prima che nascano tre convenzioni diverse.

Un passaggio non è facoltativo: codice del dispositivo, Face ID e tutto quello che le regole dello studio sui dispositivi mobili prevedono per crittografia e cancellazione da remoto. Tenere l'audio sul dispositivo fa del dispositivo il punto debole. È un punto debole migliore del data center di uno sconosciuto, ma adesso difenderlo tocca a te.

Quando Just Transcribe è lo strumento sbagliato per uno studio legale

Sono sei. Se anche uno solo è un tuo requisito, compra qualcos'altro e non sentirti in colpa.

Non è uno stenotipista. Trascrive dopo la registrazione, non in diretta, e alla fine non ne esce nessuna trascrizione certificata.
Nessuna catena di custodia. Niente hash a fini probatori, niente log a prova di manomissione, niente audit trail. Per il materiale che deve reggere come prova in giudizio, rivolgiti a un consulente di informatica forense.
Nessuno spazio condiviso. Non si sincronizza niente tra dispositivi e non c'è una libreria di squadra. Con sei persone sulla stessa pratica hai sei telefoni e sei raccolte di file separate.
Nessun archivio, nessuna politica di conservazione, nessun legal hold. L'app salva i file su un solo dispositivo. Se lo studio ha bisogno di un archivio ufficiale con regole di conservazione, non è questo, e non finge di esserlo.
Nessun recupero. Non c'è un server, quindi da parte nostra non c'è nessun backup. Un telefono perso senza backup del dispositivo è una trascrizione persa.
Nessuna versione Windows. Funziona su iPhone, iPad, Mac, Apple Watch e Android, e l'app per Mac richiede macOS 26 o successivo. A uno studio che lavora su Windows conviene un altro strumento.

Quello che sopravvive a questi sei punti è circoscritto e utile: un registratore che trascrive, per i colloqui che altrimenti non avresti registrato affatto.

Risposte dirette

Usarla basta per essere in regola con i miei obblighi di riservatezza?

Nessuna app può farlo al posto tuo, e chi sostiene che la sua ci riesca ti sta vendendo qualcosa. Quello che toglie è un rischio preciso: un terzo che tiene una copia di un colloquio coperto dal segreto professionale. Sicurezza del dispositivo, consenso, nomi dei file, conservazione e vigilanza restano tutti in capo a te. Le cose che puoi sbagliare diventano una in meno, non zero.

Devo nominare The Dutch Logic Co. responsabile del trattamento?

Per la trascrizione in sé non c'è niente da trattare. L'audio e il testo non arrivano mai a noi, perché non abbiamo nessun server che tocchi i tuoi contenuti. L'acquisto passa da Apple, ed è Apple la parte coinvolta in quel passaggio. Se l'ufficio acquisti lo chiede comunque, l'etichetta privacy dell'App Store dice «Dati non raccolti» e i dettagli sono nella scheda tecnica (in inglese).

Posso usarla per registrare un'udienza o un interrogatorio di polizia?

Quasi certamente no, e l'app non c'entra niente. Tribunali e camere di sicurezza di solito vietano del tutto di registrare, e uno strumento che funziona offline non rende lecita una registrazione vietata. Usala per la tua preparazione, per le tue dettature e per i colloqui in cui hai il diritto di registrare.

Quanto è precisa con il lessico giuridico?

Va bene sul parlato comune, in cinquantanove lingue, e un colloquio è fatto quasi tutto di parlato comune. È un modello vocale generico e non giuridico, quindi citazioni di giurisprudenza, brocardi latini e nomi propri insoliti andranno corretti. Per questo l'editor ha trova e sostituisci, e i parlanti si possono rinominare anche dopo.

Cosa succede se perdo il telefono?

Come perdere un taccuino, ma con serrature migliori. I file stanno nella memoria privata dell'app, su un telefono cifrato, protetti dal codice del dispositivo e da Face ID, e le sessioni in privacy avanzata hanno già cancellato il loro audio. Da parte nostra non c'è nessuna copia da recuperare, ed è il compromesso che hai scelto di proposito. Se lo studio lo consente, tieni un backup cifrato del dispositivo.

Due persone dello studio possono condividere una trascrizione?

Solo esportandola e mandandola come mandi già i documenti. Non c'è sincronizzazione, né cartella condivisa, né account di squadra. È un limite reale, e per un gruppo di sei persone sulla stessa pratica può benissimo essere quello decisivo.

Prossimo passo

L'app si scarica gratis e i due modelli più piccoli restano gratuiti per sempre, quindi puoi verificare che funzioni davvero offline su una registrazione che non conta, prima di affidarle una che conta. Metti il telefono in modalità aereo e guarda la trascrizione arrivare in fondo lo stesso.

Scarica Just Transcribe

Oppure prima: Come funziona la privacy avanzata · La scheda tecnica completa (in inglese)

Altre nove professioni

Scritto dallo sviluppatore. Non è consulenza legale. Sviluppo Just Transcribe, quindi questa pagina è un'arringa a favore della mia app. Segreto professionale, obblighi di esibizione e regole sulla registrazione di altre persone cambiano da un ordinamento all'altro e da un foro all'altro, e le indicazioni del tuo Ordine prevalgono su tutto quello che è scritto qui. Quello che l'app fa davvero si può verificare nella scheda tecnica (in inglese).

Scritto il 26 settembre 2026 e aggiornato il 3 ottobre 2026 per Just Transcribe 1.36. Numeri e fonti nella scheda tecnica (in inglese).