Voor bankiers. Bij sommige gesprekken is de gastenlijst heel kort.
Aantekeningen bij een deal, klantgesprekken, het interne overleg over een transactie die nog niet openbaar is. Bij voorwetenschap ligt vast wie erover mag beschikken, en een transcriptiebedrijf in een ander land hoort daar niet bij.
Goed voorJe eigen aantekeningen na een klantgesprek, dealvoorbereiding en dicteren in het vliegtuig.
Het argumentEr gaat niets van de telefoon af, dus wie niet aan tafel zat, komt ook niet op de insiderlijst.
Niet voorAlles wat je organisatie moet opnemen en archiveren. Dan zit je off-channel (buiten de goedgekeurde kanalen), en dat beboeten toezichthouders sinds 2021.
Vijf toepassingen die geen gereguleerde communicatie zijn
In elk van deze vijf ben jij het die praat, over je werk, en je organisatie eist niet dat het wordt gearchiveerd. Eist ze dat wel, dan wint het gereguleerde kanaal en geldt deze pagina niet.
01Je eigen aantekeningen na een klantgesprek
Negentig minuten met een klant leveren drie pagina's aantekeningen op, die om elf uur 's avonds worden uitgewerkt: slecht, en uit het geheugen. Wie ze in de taxi inspreekt terwijl het gesprek nog vers is, heeft in een vijfde van de tijd een beter verslag.
Je eigen stem, over het gesprek, nadat het is afgelopen. Geen opname van de klant.
In de app: neem op, transcribeer op het toestel en vat het daarna lokaal samen in kernpunten en actiepunten. Plak het resultaat in het CRM dat jullie echt gebruiken.
02Voorbereiding met het dealteam
De interne sessie waarin een transactie wordt uitgediscussieerd, is precies het materiaal dat binnen de wall moet blijven. Zo'n sessie is ook lang, taai en vol getallen die niemand zich twee dagen later nog goed herinnert.
In de app: sla de stemmen van collega's één keer op, zodat de transcriptie meteen met namen binnenkomt, en verwijder de opname zodra je de tekst hebt. Moet de audio vanzelf verdwijnen, gebruik dan Geavanceerde privacy: die wist hem zodra de tekst er is, maar zet er geen namen bij.
03Research- en expertgesprekken die niet over orders gaan
Gesprekken met specialisten, bedrijfsbezoeken, overleg met het management. Rijk, gedetailleerd en het waard om als doorzoekbare tekst te hebben in plaats van op zes pagina's vol afkortingen.
Kijk wel eerst wat het beleid bij jullie zegt: bij sommige organisaties worden gesprekken via expertnetwerken centraal opgenomen en gecontroleerd, en dan is dat kanaal het antwoord, niet Just Transcribe.
In de app: transcribeer lokaal en zoek in de volledige tekst van alles wat je hebt opgenomen, zodat je een getal uit een gesprek van drie maanden geleden binnen seconden terugvindt.
04Op reis, en het vliegtuigprobleem
Een groot deel van het dealwerk gebeurt in vliegtuigen en in auto's tussen afspraken door, en juist daar laten clouddiensten het afweten. Daar wil je ook het minst dat er een bestand over de wifi van een vliegveld wordt geüpload.
In de app: alles werkt offline. Met CarPlay start je een opname vanaf het scherm in de auto, en de Apple Watch doet het zonder dat je je telefoon ook maar tevoorschijn haalt.
05Bestuurs- en commissienotulen vóór de bekendmaking
Notulen van een vergadering waarvan de inhoud nog niet openbaar is, gemaakt door iemand die intussen ook geacht wordt mee te praten. Een transcriptie met sprekerlabels maakt daar redigeerwerk van in plaats van een geheugentest.
In de app: transcribeer met sprekerherkenning, bewerk de tekst, geef de sprekers hun naam en exporteer als pdf of als tekst met tijdstempels voor het archief van de secretaris.
Vertrouwelijk is een beleidsterm. Voorwetenschap is een wettelijk begrip
Meestal is bedrijfsvertrouwelijkheid een kwestie van contracten en gezichtsverlies. Voorwetenschap is iets anders: daar horen insiderlijsten bij, procedures voor wall-crossing, de plicht om de kring klein te houden, en persoonlijke aansprakelijkheid als er iets uitlekt. Die kring hoort een lijst met namen te zijn, en zo'n lijst heeft geen kolom voor de leverancier die de audio onder zich heeft.
Hetzelfde geldt voor de financiële positie van een vermogende klant, voor een herstructurering die nog niet is aangekondigd en voor alles wat vóór de beursopening wordt besproken.
Wat een upload aan de kring toevoegt
Een bedrijf, zijn medewerkers met toegang tot de productieomgeving, zijn subverwerkers, zijn back-upsysteem en zijn bewaartermijnen. Bij niemand op dat lijstje is een wall-crossing gedaan, niemand heeft je geheimhoudingsverklaring getekend, en niemand staat op de insiderlijst die jullie compliance-afdeling bijhoudt.
De handhavingsacties tegen off-channel berichtenverkeer die in 2021 begonnen, hebben banken bij elkaar miljarden gekost, en het ging daarbij om een veel minder exotische fout dan deze: medewerkers die een handige app gebruikten die buiten de systemen viel waarop hun werkgever toezicht hield.
Wat Just Transcribe verandert
Er gaat niets van de telefoon af, dus er komt geen bedrijf bij in de kring en op de systemen van een derde staat geen bestand dat kan worden opgevraagd. De app heeft geen account, geen analytics en geen server erachter: het privacylabel in de App Store zegt “Geen gegevens verzameld”.
Voor de gevoelige gevallen is er Geavanceerde privacy: één keer opnemen, de audio gewist zodra de transcriptie er is, en de sessie opgeruimd als je weggaat.
Eén kanttekening weegt zwaarder dan de rest: dat je van de server van een leverancier wegblijft, brengt je nog niet binnen de omgeving waarop je organisatie toezicht houdt. Dat zijn twee verschillende problemen, en de onderdelen hierna houden ze uit elkaar.
Waarom Just Transcribe
Voor de niet-gereguleerde helft van je dag is het verhaal kort.
✓Er komt niemand bij in de kring. Geen leverancier, geen subverwerker, niemand buiten je insiderlijst heeft van wat dan ook een kopie.
✓Geen account, geen identiteit in de cloud. Niets wat gehackt kan worden, niets om vanaf een tweede toestel op in te loggen, geen inloggegevens die je periodiek moet vervangen.
✓Geavanceerde privacy. Audio gewist zodra de transcriptie er is, sessie opgeruimd zodra je het scherm verlaat.
✓Werkt in vliegtuigen en kelders. Offline is de normale stand, dus de notitie wordt geschreven als het gesprek afloopt, niet pas als je weer bereik hebt.
✓Sprekerlabels uit lokale stemprofielen. Een intern overleg met vijf mensen wordt een document met namen erbij, in plaats van een transcriptie van niemand in het bijzonder.
✓Lokale samenvattingen. Kernpunten en actiepunten, gemaakt op het toestel en niet doordat de transcriptie ergens anders heen gaat.
✓Eén betaling, € 9,99. Geen licentie, geen onboarding van een leverancier, geen jaarlijkse beveiligingsvragenlijst voor een notitie-app.
Er wordt niets geüpload, dus op de insiderlijst hoeven alleen de mensen te staan die aan tafel zaten.
Daarmee is de vertrouwelijkheid geregeld, en over de bewaarplicht zegt het helemaal niets. Dat zijn verschillende verplichtingen, en de volgende twee onderdelen houden ze uit elkaar.
De grens waar je niet overheen mag
Dit is het onderdeel dat ertoe doet. Twee verplichtingen trekken in tegengestelde richting, en een app die goed is voor de ene, is slecht voor de andere.
Alleen ter oriëntatie. Compliance beslist, en hun antwoord is wat telt.
Vertrouwelijkheid en voorwetenschap
Helpt. Minder partijen, geen kopie bij een leverancier, geen upload. Dit is de verplichting waar deze app goed voor is.
Bewaarplicht voor gereguleerde communicatie
Helpt niet, werkt actief tegen. Regels zoals de plicht uit MiFID II om communicatie over orders op te nemen, en de SEC- en FINRA-regels voor books and records, eisen een vastlegging die gearchiveerd is, onder toezicht staat en terug te vinden is. Een bestand op één telefoon is geen van drieën.
Off-channel communicatie
Gevaar. De handhavingsgolf die in 2021 begon, richtte zich precies op dit patroon: medewerkers die een handige eigen app gebruiken buiten het systeem waarop toezicht wordt gehouden. Zorg dat je niet via een offline recorder alsnog off-channel belandt.
Insiderlijsten en wall-crossing
Helpt. Er is geen derde partij om toe te voegen, en de vraag of medewerkers van een leverancier binnen de wall zitten, speelt niet.
AVG, voor persoonsgegevens van klanten
Helpt. Voor deze stap gaat er niets naar een verwerker, dus geen verwerkersovereenkomst op grond van artikel 28 AVG en geen vraag over doorgifte buiten de EU.
Bewaartermijnen en legal hold
Niet geregeld. Er is geen bewaarbeleid, geen mechanisme voor een legal hold en geen centrale verwijdering. Moet iets bewaard worden of onder een legal hold vallen, dan hoort het thuis in een systeem dat daarvoor zorgt.
Kort gezegd: gebruik hem voor je eigen aantekeningen en voorbereiding. Gebruik hem nooit in plaats van een kanaal dat je organisatie verplicht moet opnemen.
De regel die je opschrijft voordat je begint
Alles wat verplicht opgenomen en gearchiveerd moet worden, gaat via het kanaal van mijn organisatie. Deze app is voor mijn eigen aantekeningen, voor wat ik zelf dicteer en voor interne voorbereiding. Twijfel ik aan welke kant iets valt, dan valt het aan de gereguleerde kant.
Print hem uit, vertel compliance dat je de app gebruikt en houd je eraan. De boetes voor off-channel communicatie gingen nooit over exotische apps. Wel over handige.
Instellen zonder er een compliance-probleem van te maken
Vier stappen, en in een gereguleerde organisatie is de eerste niet vrijblijvend.
Vraag het compliance voordat je hem voor iets zakelijks gebruikt. Laat zien wat het is: een recorder die alles lokaal doet, zonder server en zonder account. Waar het hun om gaat, is voor welke gesprekken je hem wilt gebruiken, en het goede antwoord is: de niet-gereguleerde.
Schrijf de grens op en houd je eraan. Klantorders, handelsinstructies en alles wat volgens het beleid van je organisatie moet worden opgenomen, gaan via het kanaal van de organisatie. Aantekeningen, voorbereiding en wat je zelf dicteert, kunnen in de app. Twijfel je aan welke kant iets valt, dan valt het aan de gereguleerde kant.
Download één keer een model via het kantoornetwerk. Daarna werkt hij voorgoed offline, ook in vliegtuigen en in afgeschermde vergaderruimtes.
Bepaal de exportroute en verwijder volgens een vast schema. De transcriptie gaat het systeem van je organisatie in, de opname wordt verwijderd. De app is een kladblok op weg naar het dossier, niet het dossier zelf.
Maatregelen op het toestel wegen hier zwaarder dan in de meeste beroepen, omdat je organisatie ze waarschijnlijk al verplicht stelt: een beheerd toestel, een toegangscode, versleuteling, op afstand wissen, en wat het MDM-beleid ook zegt over welke apps zakelijke gegevens mogen bevatten.
Waar Just Transcribe nadrukkelijk het verkeerde middel is
In de financiële sector zijn de beperkingen geen ongemakken. Twee ervan maken het verschil tussen een nuttig hulpmiddel en een handhavingszaak.
×Geen archief en geen compliance-systeem. Geen bewaarregels, geen toezicht, geen onveranderbare opslag, geen e-discovery, geen legal hold. Hij kan niet voldoen aan een bewaarplicht en mag nooit worden gebruikt alsof hij dat wel kan.
×Geen vervanging voor een opgenomen lijn. Moet een gesprek worden opgenomen volgens het beleid van je organisatie of de regels van je toezichthouder, gebruik dan het kanaal van de organisatie. Een offline app is precies het patroon van off-channel communicatie dat al is beboet.
×Geen koppeling met toezicht of monitoring. Er komt niets terecht in de communicatiemonitoring van je organisatie, omdat er niets van het toestel weggaat.
×Geen toegang voor het team. Een dealteam kan via de app geen transcripties delen. Er is geen synchronisatie, geen gedeelde map, geen account.
×Geen herstel. Geen server betekent geen back-up aan onze kant. Raak je je telefoon kwijt en heb je geen back-up van het toestel, dan ben je de transcriptie ook kwijt.
×Geen Windows-versie. Hij draait op iPhone, iPad, Mac, Apple Watch en Android, en de Mac-app vraagt macOS 26 of nieuwer.
Gebruik je hem binnen die grenzen, dan is hij nuttig. Gebruik je hem daarbuiten, dan is dat een ernstige fout, en dat de app privé is, betekent nog niet dat hij is goedgekeurd.
Rechttoe rechtaan
Kan ik de app gebruiken in plaats van onze opgenomen lijn?
Nee. Valt een gesprek onder een opnameplicht, of die nu uit MiFID II komt, uit de SEC- en FINRA-regels voor books and records of uit het beleid van je eigen organisatie, dan moet het via het kanaal dat onder toezicht staat en dat het gesprek archiveert en terug kan halen. Een offline app op een privételefoon is de definitie van off-channel communicatie, en daar zijn al zeer hoge boetes voor uitgedeeld. Gebruik de app voor de aantekeningen, nooit voor het gereguleerde gesprek.
Gaat compliance ermee akkoord?
Vraag het hun, niet mij, en vraag het voordat je de app gebruikt. Het verhaal is kort: geen server, geen account, het privacylabel in de App Store zegt “Geen gegevens verzameld”, en je wilt hem gebruiken voor je eigen aantekeningen en voorbereiding, niet voor communicatie met klanten. De meeste bezwaren tegen notitie-apps gaan over de vraag waar de gegevens terechtkomen, en Just Transcribe beantwoordt die in één zin.
Kan een lokale transcriptie worden opgevraagd?
Ja. Een document dat je hebt, heb je, waar het ook staat. Lokale opslag verandert wie er verder nog een kopie heeft, niet of het bestaat en ook niet of het onder een legal hold of een vordering kan vallen. Eerder is dat een reden om gedisciplineerd te verwijderen wat je niet meer nodig hebt.
Kan hij overweg met financiële vaktaal?
Redelijk, met een groter model. Algemene spraakmodellen kunnen goed overweg met gewone zakelijke taal, maar hebben moeite met tickers, ongebruikelijke bedrijfsnamen en snelle reeksen getallen. Controleer elk getal met eigen ogen voordat het ergens heen gaat, en gebruik zoeken en vervangen voor namen die hij steeds verkeerd schrijft.
En klantgesprekken waarin de klant wordt opgenomen?
Dat is een andere vraag, en grotendeels geen technische. Regels voor toestemming verschillen per land, je organisatie kan het ronduit verbieden, en in sommige situaties wordt de opname zelf een gereguleerde vastlegging. Waar niemand over valt, is je eigen dictaat achteraf: daarop is alleen jouw stem te horen.
Verder
Realistisch gezien gebruik je hem voor het eerst in de taxi na een klantgesprek, om de notitie in te spreken die je anders om elf uur 's avonds slecht zou uitwerken. Test hem eerst in vliegtuigmodus, dan kun je compliance vertellen dat je zelf hebt gecontroleerd dat hij offline werkt, in plaats van dat je het op een website hebt gelezen.
Geschreven door de maker, en geen compliance-advies. Ik maak Just Transcribe. Het pleidooi hier gaat over het vele werk dat vertrouwelijk is, maar geen gereguleerde communicatie. Moet je organisatie een gesprek verplicht opnemen en archiveren, dan is deze app het verkeerde middel, en hem gebruiken in plaats van het gereguleerde kanaal zou een ernstige fout zijn.
Geschreven op 26 september 2026, bijgewerkt op 3 oktober 2026 voor Just Transcribe 1.36. Cijfers en bronnen staan op de feitenpagina.
