Voor zorgverleners. Het consult heeft geen tweede adres nodig.
Visites, huisbezoeken, overdrachten, de vier minuten dicteren tussen twee patiënten. Gezondheidsgegevens zijn de zwaarst gereguleerde categorie die er is, en de snelste manier om je geen zorgen meer te maken over waar ze gebleven zijn, is ze nergens heen te laten gaan.
Goed voorDicteren tussen de patiënten door, visites, huisbezoeken en multidisciplinair overleg.
Het argumentEen leverancier die nooit patiëntgegevens ontvangt, is geen verwerker en onder HIPAA geen business associate, dus er valt niets te tekenen.
Niet voorAlles wat vanzelf in het dossier moet belanden, gestructureerde medische verslaglegging, of live ondertiteling voor een dove patiënt.
Het meeste dicteerwerk in de zorg gebeurt allang. Het belandt alleen in een ziekenhuissysteem, in de inbox van een medisch secretaresse, of nergens.
01Dicteren tussen twee patiënten
Tussen de patiënt die vertrekt en de volgende die binnenkomt, wordt het verslag geschreven. Of niet. Negentig seconden praten gaat sneller dan vijf minuten typen, en op een spreekuur van twintig patiënten loopt dat verschil flink op.
Hier dicteer je je eigen woorden over een patiënt; de patiënt zelf staat niet op de opname. In de meeste privacyreglementen ligt de lat daarvoor lager, dus houd die twee goed uit elkaar.
In de app: neem op, transcribeer op het toestel en vat het daarna met een lokaal taalmodel samen in kernpunten en actiepunten. Kopieer de tekst naar het dossier en verwijder de opname.
02Visites en overdrachten
Een visite is een snel gesprek met meerdere mensen tegelijk, op een gang met beroerde akoestiek, en wat je achteraf opschrijft is een reconstructie. Een overdracht is erger: die valt precies op het moment dat iedereen moe is.
Sprekerlabels doen er hier meer toe dan waar ook. Wie het beleid uitsprak, is geen detail.
In de app: sla de stem van elke vaste collega één keer op, en de transcripties komen terug met namen erbij. Audio verbeteren maakt zachte stemmen luider en haalt het gerommel van de gang weg voordat het model iets hoort, en het is terug te draaien als het er slechter van wordt.
03Huisbezoeken en wijkzorg
Een wijkverpleegkundige, een huisarts op huisbezoek, een ambulanceverpleegkundige in een trappenhuis. Op het platteland is het bereik onbetrouwbaar, binnen in gebouwen nog slechter, en de aantekeningen moeten af zijn voor het volgende adres, niet pas als de telefoon weer een streepje vindt.
In de app: er valt geen verbinding te verliezen. Alles draait op het toestel, en met de Apple Watch of CarPlay start je een opname tussen de voordeur en de auto, zonder iets te ontgrendelen.
04Multidisciplinair overleg
Acht mensen, veertig patiënten, negentig minuten, en één verslag waar iedereen de komende twee weken op vertrouwt. Een MDO is per definitie zeer gevoelig: de gegevens van meerdere patiënten tegelijk in één ruimte.
In de app: transcribeer lokaal en haal daarna met de samenvatting de besluiten en actiepunten eruit. Niets over veertig patiënten hoeft ergens heen om een document te worden.
05Een consult, met toestemming van de patiënt
Patiënten willen steeds vaker iets op schrift van wat er gezegd is, en in een aantal specialismen is het goed gebruik om ze dat mee te geven. Maar daarvoor maakt een zorgverlener een geluidsopname van een patiënt, dus er is toestemming nodig, een vastgelegde reden, en een helder antwoord op de vraag waar die opname blijft.
Van die drie is er maar één lastig als het antwoord luidt: op deze telefoon, en nergens anders.
In de app: gebruik Geavanceerde privacy: de audio wordt gewist zodra de transcriptie er is, en de sessie ruimt zichzelf op als je weggaat. De patiënt krijgt de tekst, niemand bewaart het bandje.
Niets wat je de hele dag in handen hebt, is zo streng gereguleerd als audio van een patiënt
Een opname van een consult bevat gezondheidsgegevens over een identificeerbaar persoon, en in Europa vallen die onder de bijzondere persoonsgegevens van artikel 9 AVG: in beginsel verboden, alleen toegestaan op een specifieke grond, en ook dan worden er extra waarborgen verwacht. In de Verenigde Staten valt dezelfde opname onder HIPAA als protected health information, zodra die bij het verlenen van zorg wordt gemaakt.
Bij een transcriptie-app is de vraag die ertoe doet dus minder hoe goed het model is, en meer of je patiëntgegevens in handen geeft van een bedrijf dat daarmee juridisch deel wordt van je zorgketen.
Wat een clouddienst van je vraagt
Upload je de audio, dan wordt de leverancier een verwerker onder de AVG, of onder HIPAA een business associate, grofweg de Amerikaanse tegenhanger. Dat betekent een getekende overeenkomst, een beoordeling van de beveiliging, een lijst met subverwerkers, afspraken over bewaartermijnen, een vermelding in je verwerkingsregister, en een doorgiftetoets als de servers buiten de EU staan.
Dat is allemaal te doen, en ziekenhuizen doen het elke dag voor de systemen die ze centraal beheren. Voor een spraakmemo tijdens de visite is het wel een hoop papierwerk, en daarom nemen de meeste zorgverleners gewoon helemaal niets op.
Wat Just Transcribe van je vraagt
Niets, want hij ontvangt niets. Het spraakmodel draait op de telefoon, de audio verlaat het toestel nooit, en een leverancier die nooit patiëntgegevens ontvangt, is geen verwerker en geen business associate. Er valt geen overeenkomst te tekenen, want er is geen verwerking om iets over af te spreken.
Het privacylabel in de App Store zegt “Geen gegevens verzameld”. Hij gaat in zijn hele leven twee keer online: één keer om een model op te halen dat jij koos, één keer voor de betaling.
Daarmee verdwijnt de leverancier uit beeld. Jij niet. De opname bevat nog steeds patiëntgegevens en staat nog steeds op een toestel in je zak. Elke regel over de omgang met patiëntgegevens blijft gelden, ook de regels die je ziekenhuis of praktijk zelf heeft opgesteld.
Waarom Just Transcribe
Het argument zit vooral in wat er niet is.
✓Geen verwerker, geen business associate. De app ontvangt nooit patiëntgegevens, komt dus niet in je zorgketen terecht, en er is niets om een contract over te sluiten.
✓Geen account en geen identiteit in de cloud. Op een gedeeld toestel valt nergens in te loggen, er blijft niets ingelogd staan, en er zijn geen inloggegevens te resetten als iemand uit dienst gaat.
✓Werkt waar ziekenhuizen geen bereik hebben. Kelders, liften, afgeschermde ruimtes, landweggetjes. Offline is de normale modus, geen noodmodus.
✓Geavanceerde privacy voor de opname die je niet wilt bewaren. Audio gewist zodra de tekst er is, sessie opgeruimd zodra je het scherm verlaat.
✓Negenenvijftig transcriptietalen, plus automatische herkenning. Handig op een spreekuur waar een derde van de consulten niet in het Nederlands verloopt, en Omnilingual haalt er meer dan 1.600, met wisselende kwaliteit bij de zeldzaamste.
✓Lokale samenvattingen. Opsommingen, kernpunten en actiepunten, gemaakt op het toestel, dus de samenvatting is geen tweede upload.
✓Eén betaling, geen licentie per gebruiker. Eenmalig € 9,99. Je hoeft niet langs inkoop om hem op je eigen telefoon te proberen.
Een leverancier die nooit patiëntgegevens ontvangt, is onder HIPAA geen business associate, en een tool die nooit persoonsgegevens doorgeeft, heeft geen verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG nodig.
Dat wil nog niet zeggen dat je werkgever het goedkeurt, dus vraag het na. Het houdt het gesprek alleen kort.
De regels, in grote lijnen
Hoofdlijnen, geen advies, en al helemaal geen certificering. Een HIPAA-gecertificeerde app bestaat niet; er zijn alleen covered entities, de zorgpartijen die onder HIPAA vallen, en hun overeenkomsten.
Alleen ter oriëntatie. Je werkgever en je functionaris gegevensbescherming gaan erover, niet deze tabel.
Artikel 9 AVG
Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens: verwerken is verboden tenzij aan een specifieke voorwaarde is voldaan, en er worden extra waarborgen verwacht. De gegevens op één toestel houden dat je al in beheer hebt, is een van de goedkopere waarborgen.
Artikel 28 AVG
Met een verwerker sluit je een schriftelijke overeenkomst. Een leverancier die niets ontvangt, is geen verwerker, dus voor deze stap is er geen overeenkomst. Toestelbeheer en opslag blijven jouw zaak.
Hoofdstuk V AVG
Verlaat er niets het toestel, dan is er ook geen doorgifte buiten de EU te beoordelen, en juist dat onderdeel staat sinds Schrems II in 2020 steeds weer op losse schroeven.
HIPAA, regel voor business associates
Een leverancier die namens jou protected health information aanmaakt, ontvangt, bewaart of verstuurt, heeft een business associate agreement nodig. Een leverancier die er nooit aan komt, valt buiten de definitie.
Beroepsgeheim
Het medisch beroepsgeheim is in de meeste landen ouder dan de privacywetgeving, en strenger. Waar die twee verschillen, geeft de beroepsplicht meestal de doorslag.
Een gesprek met een patiënt opnemen
Vraagt om toestemming, een vastgelegd doel en een bewaartermijn, en je werkgever kan het op zijn toestellen helemaal verbieden. Daar verandert een offline app niets aan.
Wat de app doet, staat op de feitenpagina. Wat jij mag, legt je werkgever vast.
Wat je de privacy officer voorlegt
Het spraakmodel draait op het toestel zelf. Er gaat geen audio of transcriptie naar de ontwikkelaar of naar derden, en het privacylabel in de App Store zegt “Geen gegevens verzameld”. De app is geen medisch hulpmiddel en niet klinisch gevalideerd, dus ik wil hem gebruiken voor mijn eigen dictaten, die ik in het dossier plak en daarna verwijder. In vliegtuigmodus kan ik laten zien dat hij offline werkt.
Vier zinnen en een demonstratie, en meestal is het gesprek daarmee klaar. Voer het vóór de eerste patiënt, niet erna.
Vóór je eerste dienst
Vier beslissingen, daarna staat hij je niet meer in de weg.
Vraag het eerst aan de privacy officer, niet achteraf. Laat zien dat het privacylabel van de app “Geen gegevens verzameld” zegt en dat het model lokaal draait. Het gesprek is meestal kort, en vooraf een stuk korter dan wanneer er al een patiënt op je telefoon staat.
Download één keer een model, via de wifi van het ziekenhuis. Eenentwintig om uit te kiezen, van zo'n 75 MB tot 7 GB, en vier vragen in de app perken de keuze in. De grotere modellen kunnen beter overweg met accenten en medische termen. Na die eerste download heeft hij nooit meer een netwerk nodig.
Kies je twee werkwijzen. Gewoon opnemen voor je eigen dictaten, die je misschien nog eens wilt terugluisteren. Geavanceerde privacy voor alles waar de stem van een patiënt op staat: die wist de audio zodra de tekst er is.
Leg de route naar het dossier vast. Exporteer als tekst of pdf, plak het in het dossier of voeg het als bijlage toe, en verwijder het daarna uit de app. De app is een kladblok op weg naar het dossier, niet het dossier zelf.
Het zware werk doet hier de beveiliging van het toestel. Toegangscode, Face ID, automatische vergrendeling, versleuteling en op afstand wissen, en als het ziekenhuis het toestel beheert, alles wat het MDM-beleid voorschrijft. Een telefoon met audio van patiënten erop is een patiëntendossier in je broekzak.
Waar Just Transcribe in het ziekenhuis het verkeerde gereedschap is
Onomwonden, want je hierin vergissen weegt in de zorg zwaarder dan waar ook op deze site.
×Geen medisch hulpmiddel en niet klinisch gevalideerd. Geen goedkeuring van een toezichthouder, geen claim over nauwkeurigheid bij medische verslaglegging, geen onderbouwing van de veiligheid. Het is een dictafoon met een spraakmodel.
×Geen koppeling met een EPD. Hij schrijft niets in Epic, Cerner, HiX of welk ander systeem ook. Tekst in het dossier krijgen is handwerk: kopiëren, plakken of als bijlage toevoegen.
×Geen automatische verslaglegging. Hij maakt van een consult geen SOEP-verslag, stelt geen codes voor en vult geen velden in. Die producten bestaan, ze zijn goed, en ze uploaden allemaal.
×Geen live ondertiteling. Het transcriberen gebeurt na de opname, dus hij kan een dove patiënt tijdens het consult niet op het moment zelf ondersteunen.
×Geen audittrail. Geen toegangslog, geen registratie van wie wat heeft geopend, en sommige privacyreglementen eisen dat voor alles waar patiëntgegevens in staan.
×Geen gedeelde toegang. Een collega die voor je waarneemt, kan je transcripties niet zien. Er is geen synchronisatie en geen teamaccount.
Heb je gestructureerde verslaglegging nodig die vanzelf in het dossier belandt, koop dan een van de producten die meeluisteren en het verslag schrijven, en regel de verwerkersovereenkomst. Deze app is er voor de aantekeningen die nu alleen in je hoofd zitten, in de auto op weg naar huis.
Rechttoe rechtaan
Voldoet hij aan HIPAA?
Geen enkele app voldoet daar op zichzelf aan. HIPAA geldt voor covered entities en hun business associates, niet voor software als zodanig. Het relevante punt is beperkter: omdat de app nooit protected health information ontvangt, valt hij niet onder de definitie van een business associate, dus er valt geen overeenkomst te tekenen. Of je organisatie opnemen op een telefoon überhaupt toestaat, is een andere vraag, en het antwoord daarop is aan hen.
Kan ik hem in Europa bij consulten gebruiken?
Dat de app niets uploadt, is de makkelijke helft. De moeilijke helft is artikel 9 AVG: je hebt nog steeds een rechtsgrond nodig, in de meeste situaties toestemming van de patiënt, een vastgelegd doel en een bewaartermijn, en je werkgever kan opnemen op privétoestellen ook gewoon verbieden. Wat de app weghaalt, zijn de doorgifte en de verwerkersovereenkomst, niet de spelregels van de zorg.
Verstaat hij medische termen?
Deels. Het zijn algemene spraakmodellen, dus gangbare medische termen komen redelijk goed door, maar medicijnnamen, doseringen en afkortingen zijn het zwakke punt. Kies een van de grotere modellen, controleer doseringen elke keer met eigen ogen, en gebruik zoeken en vervangen voor de termen die hij structureel verkeerd verstaat. Plak nooit een ongecontroleerde transcriptie met een dosering in een dossier.
Kan ik mijn privacy officer bewijzen dat alles op het toestel blijft?
Beter dan bewijzen: laten zien. Download een model via wifi, zet de telefoon in vliegtuigmodus, neem op en transcribeer. Tekst met de radio's uit betekent dat het model lokaal draaide. Leg daar het privacylabel in de App Store naast, dat “Geen gegevens verzameld” zegt, plus de details op de feitenpagina.
En de opnames die al op mijn telefoon staan?
Importeer ze. Hij leest wav, mp3, m4a, aiff en meer, en transcribeert lokaal, dus een bestaande stapel spraakmemo's wordt tekst zonder dat je ze via een website hoeft te uploaden. Verwijder ze daarna; de app is geen archief en moet er ook geen worden.
Verder
Download hem, haal via wifi het kleinste model binnen, zet de telefoon dan in vliegtuigmodus en dicteer een notitie over een verzonnen patiënt. Verschijnt de tekst met de radio's uit, dan heb je de enige bewering op deze pagina gezien die ertoe doet, en dát neem je mee naar je privacy officer, in plaats van een folder.
Geschreven door de maker, en geen medisch of juridisch advies. Ik maak Just Transcribe. Hij is geen klinische software en geen medisch hulpmiddel, en claimt nergens gevalideerd te zijn voor medische verslaglegging. Wat je mag opnemen en waar het mag staan, bepaalt je werkgever, met de privacy officer of functionaris gegevensbescherming als raadgever, en dat antwoord weegt zwaarder dan deze pagina.
Geschreven op 26 september 2026, bijgewerkt op 3 oktober 2026 voor Just Transcribe 1.36. Cijfers en bronnen staan op de feitenpagina.
