Für Ärztinnen, Ärzte und Pflegekräfte. Das Patientengespräch braucht keinen Zweitwohnsitz.
Visiten, Hausbesuche, Übergaben, die vier Minuten Diktat zwischen zwei Patienten. Gesundheitsdaten sind die am strengsten geregelte Datenkategorie überhaupt, und die Sorge, wo sie gelandet sind, wirst du am schnellsten los, wenn sie gar nicht erst irgendwohin gehen.
Gut fürDiktate zwischen zwei Patienten, Visiten, Hausbesuche und interdisziplinäre Fallbesprechungen.
Das ArgumentEin Anbieter, der nie Patientendaten erhält, ist weder Auftragsverarbeiter noch Business Associate nach HIPAA, es gibt also nichts zu unterschreiben.
Nicht fürAlles, was automatisch in der Patientenakte landen muss, strukturierte klinische Dokumentation oder Live-Untertitel für eine gehörlose Patientin.
Diktiert wird in der Medizin längst. Es geht nur in ein Kliniksystem, ins Postfach des Sekretariats oder ins Leere.
01Diktieren zwischen zwei Patienten
Zwischen dem Patienten, der geht, und der Patientin, die kommt, wird die Notiz geschrieben, oder eben nicht. Neunzig Sekunden sprechen geht schneller als fünf Minuten tippen, und über eine Sprechstunde mit zwanzig Patienten summiert sich der Unterschied.
Das ist ein Diktat deiner eigenen Worte über einen Patienten, keine Tonaufnahme des Patienten selbst. In den meisten Datenschutzrichtlinien liegt die Hürde dafür niedriger, und es lohnt sich, beides sauber zu trennen.
In der App: nimm auf, lass auf dem Gerät transkribieren und fass das Ergebnis dann mit einem lokalen Sprachmodell zu Kernpunkten und To-dos zusammen. Kopier den Text in die Patientenakte und lösch die Aufnahme.
02Visiten und Übergaben
Eine Visite ist ein schnelles Gespräch mit mehreren Beteiligten auf einem Flur mit miserabler Akustik, und was hinterher notiert wird, ist Rekonstruktion. Die Übergabe ist noch schlimmer, denn sie fällt genau in den Moment, in dem alle müde sind.
Sprechernamen zählen hier mehr als irgendwo sonst. Wer das Procedere angeordnet hat, ist kein Detail.
In der App: speichere einmal die Stimmen der Kolleginnen und Kollegen, mit denen du regelmäßig arbeitest, dann kommen die Transkripte mit Namen zurück. Die Funktion Audio verbessern hebt leise Stimmen an und dämpft das Brummen vom Flur, bevor das Modell etwas hört, und lässt sich rückgängig machen, wenn sie die Sache verschlechtert.
03Hausbesuche und ambulante Versorgung
Ein Pfleger vom ambulanten Pflegedienst, eine Hausärztin beim Hausbesuch, ein Notfallsanitäter im Treppenhaus. Auf dem Land ist der Empfang unzuverlässig, in Gebäuden noch schlechter, und die Notizen werden vor dem nächsten Einsatz gebraucht, nicht erst, wenn das Telefon wieder einen Balken hat.
In der App: es gibt keine Verbindung, die abreißen könnte. Alles läuft auf dem Gerät, und mit der Apple Watch oder CarPlay startest du zwischen Haustür und Auto eine Aufnahme, ohne etwas zu entsperren.
04Interdisziplinäre Fallbesprechungen
Acht Leute, vierzig Patienten, neunzig Minuten und ein Protokoll, auf das sich alle die nächsten zwei Wochen verlassen. So eine Besprechung ist von Natur aus hochsensibel: die Daten mehrerer Patienten gleichzeitig in einem Raum.
In der App: transkribiere lokal und zieh dann mit der Zusammenfassung die Beschlüsse und To-dos heraus. Nichts über vierzig Patienten muss irgendwohin reisen, um ein Dokument zu werden.
05Ein Patientengespräch, mit Einwilligung
Immer mehr Patientinnen und Patienten wünschen sich eine Aufzeichnung dessen, was besprochen wurde, und in mehreren Fachrichtungen gilt es als gute Praxis, ihnen eine mitzugeben. Nur ist das eben auch eine Tonaufnahme, die du von einer Patientin machst, und dafür braucht es eine Einwilligung, einen dokumentierten Grund und eine klare Antwort darauf, wo die Aufnahme bleibt.
Von diesen dreien ist nur eines schwierig, wenn die Antwort lautet: auf diesem Telefon und nirgends sonst.
In der App: nutze die Erweiterte Privatsphäre: das Audio wird gelöscht, sobald das Transkript existiert, und die Sitzung räumt sich selbst auf, wenn du sie verlässt. Die Patientin bekommt den Text, das Band behält niemand.
Keine Daten, mit denen du den ganzen Tag umgehst, sind so streng geregelt wie Tonaufnahmen von Patienten
Die Tonaufnahme eines Patientengesprächs enthält Gesundheitsdaten über eine identifizierbare Person, und die gehören in Europa zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Deren Verarbeitung ist grundsätzlich verboten, nur aus einem bestimmten Grund erlaubt, und es werden zusätzliche Schutzmaßnahmen erwartet. In den USA gilt dieselbe Aufnahme nach HIPAA als Protected Health Information, also als geschützte Gesundheitsinformation, sobald sie im Rahmen der Behandlung entsteht.
Bei einer Transkriptions-App lohnt sich deshalb weniger die Frage, wie gut ihr Modell ist, als die Frage, ob du mit ihr Patientendaten an eine Firma gibst, die dadurch rechtlich Teil deiner Versorgungskette wird.
Was ein Clouddienst von dir verlangt
Lädst du das Audio hoch, wird der Anbieter nach DSGVO zum Auftragsverarbeiter oder nach HIPAA zum Business Associate, grob dem US-Gegenstück dazu. Das heißt: ein unterschriebener Vertrag, eine Sicherheitsprüfung, eine Liste der Unterauftragsverarbeiter, festgelegte Aufbewahrungsfristen, ein Eintrag in deinem Verarbeitungsverzeichnis und, wenn die Server außerhalb der EU stehen, eine Bewertung der Übermittlung in Drittländer.
Das ist alles machbar, und Kliniken tun es jeden Tag für die Systeme, die sie zentral betreiben. Für eine Sprachnotiz bei der Visite ist es aber eine Menge Papierkram, und deshalb nehmen die meisten schlicht gar nichts auf.
Was Just Transcribe von dir verlangt
Nichts, denn sie bekommt nichts. Das Sprachmodell läuft auf dem Telefon, das Audio verlässt es nie, und ein Anbieter, der nie Patientendaten erhält, ist weder Auftragsverarbeiter noch Business Associate. Es gibt keinen Vertrag zu unterschreiben, weil es keine Verarbeitung gibt, über die man sich einigen müsste.
Das Datenschutzlabel im App Store lautet „Keine Daten erfasst“. Die App geht in ihrem ganzen Leben zweimal ins Netz: einmal, um ein Modell zu laden, das du ausgewählt hast, und einmal für den Kauf.
Damit ist der Anbieter aus dem Spiel. Du bist es nicht. Die Tonaufnahme enthält weiterhin Patientendaten, sie liegt weiterhin auf einem Gerät in deiner Tasche, und jede Regel zum Umgang mit Patientendaten gilt weiter, auch die, die sich deine Klinik oder Praxis selbst gegeben hat.
Warum Just Transcribe
Das Argument liegt vor allem in dem, was fehlt.
✓Kein Auftragsverarbeiter, kein Business Associate. Die App erhält nie Patientendaten, wird also nicht Teil deiner Versorgungskette, und es gibt nichts vertraglich zu regeln.
✓Kein Konto und keine Identität in der Cloud. Auf einem geteilten Gerät muss sich niemand anmelden, niemand bleibt angemeldet, und wenn jemand ausscheidet, gibt es keine Zugangsdaten zurückzusetzen.
✓Funktioniert dort, wo Kliniken keinen Empfang haben. Keller, Aufzugsschächte, abgeschirmte Räume, Landstraßen. Offline ist der Normalbetrieb, kein Notbetrieb.
✓Erweiterte Privatsphäre für die Aufnahme, die du nicht behalten willst. Das Audio wird gelöscht, sobald der Text existiert, die Sitzung, sobald du den Bildschirm verlässt.
✓Neunundfünfzig Transkriptionssprachen, dazu automatische Erkennung der Sprache. Nützlich in einer Sprechstunde, in der ein Drittel der Gespräche nicht in der Landessprache läuft, und Omnilingual kommt auf mehr als 1.600, bei den seltensten mit schwankender Qualität.
✓Lokale Zusammenfassungen. Stichpunkte, Kernpunkte und To-dos entstehen auf dem Gerät, die Zusammenfassung ist also kein zweiter Upload.
✓Eine Zahlung, keine Arbeitsplatzlizenz. Einmalig EUR 9,99. Um sie auf deinem eigenen Telefon auszuprobieren, musst du nicht über den Einkauf gehen.
Ein Anbieter, der nie Protected Health Information erhält, ist kein Business Associate, und ein Werkzeug, das nie personenbezogene Daten übermittelt, braucht keinen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Das heißt noch nicht, dass dein Arbeitgeber zustimmt, also frag nach. Es macht das Gespräch nur kurz.
Die Regeln, im Überblick
Grobe Umrisse, keine Beratung und schon gar keine Compliance-Zertifizierung. Eine HIPAA-zertifizierte App gibt es nicht; es gibt nur Covered Entities, also die Einrichtungen, für die HIPAA gilt, und ihre Verträge.
Nur zur Orientierung. Es entscheiden dein Arbeitgeber und sein Datenschutzbeauftragter, nicht diese Tabelle.
Art. 9 DSGVO
Gesundheitsdaten gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten: ihre Verarbeitung ist verboten, sofern keine bestimmte Ausnahme greift, und zusätzliche Schutzmaßnahmen werden erwartet. Die Daten auf einem einzigen Gerät zu halten, das du ohnehin unter Kontrolle hast, ist eine der günstigeren Schutzmaßnahmen.
Art. 28 DSGVO
Für einen Auftragsverarbeiter braucht es einen schriftlichen Vertrag. Ein Anbieter, der nichts erhält, ist kein Auftragsverarbeiter, für diesen Schritt gibt es also keinen Vertrag. Wie du Gerät und Speicherung organisierst, bleibt trotzdem deine Sache.
Kapitel V DSGVO
Verlässt nichts das Gerät, gibt es auch keine Übermittlung in Drittländer zu bewerten, und genau dieser Teil ist seit Schrems II im Jahr 2020 immer wieder ins Wanken geraten.
Business-Associate-Regel nach HIPAA
Ein Anbieter, der in deinem Auftrag Protected Health Information erstellt, empfängt, vorhält oder überträgt, braucht ein Business Associate Agreement. Wer nie damit in Berührung kommt, erfüllt die Definition nicht.
Schweigepflicht
Die Schweigepflicht in Medizin und Pflege ist in den meisten Ländern älter als das Datenschutzrecht und strenger. Wo sich beide unterscheiden, ist in der Regel die Berufspflicht die verbindliche.
Ein Gespräch mit einer Patientin aufnehmen
Dafür braucht es eine Einwilligung, einen dokumentierten Zweck und eine geklärte Aufbewahrungsfrist, und dein Arbeitgeber kann es auf seinen Geräten ganz verbieten. Daran ändert sich nichts, nur weil die App offline arbeitet.
Was die App tut, steht im englischen Faktenblatt. Was du tun darfst, legt dein Arbeitgeber fest.
Was du deiner Datenschutzbeauftragten sagst
Bei Just Transcribe läuft das Sprachmodell auf dem Gerät selbst. Weder Audio noch Transkripte werden an den Entwickler oder an Dritte übertragen, und das Datenschutzlabel im App Store lautet „Keine Daten erfasst“. Die App ist kein Medizinprodukt und nicht klinisch validiert, deshalb würde ich sie nur für meine eigenen Diktate nutzen, die ich in die Patientenakte kopiere und danach lösche. Gern führe ich Ihnen im Flugmodus vor, dass alles offline läuft.
Mit vier Sätzen und einer Vorführung ist das Gespräch meist erledigt. Führ es vor dem ersten Patienten, nicht hinterher.
Vor der ersten Schicht
Vier Entscheidungen, dann steht sie dir nicht mehr im Weg.
Frag zuerst deinen Datenschutzbeauftragten, nicht hinterher. Zeig ihm, dass die App im App Store „Keine Daten erfasst“ angibt und das Modell lokal ausführt. Das Gespräch ist meist kurz, und vor der ersten Tonaufnahme einer Patientin ist es deutlich kürzer als danach.
Lade einmalig ein Modell über das Klinik-WLAN. Einundzwanzig stehen zur Wahl, von rund 75 MB bis 7 GB, und vier Fragen in der App grenzen die Auswahl ein. Größere Modelle kommen mit Akzenten und medizinischem Vokabular besser zurecht. Nach diesem ersten Download braucht sie nie wieder ein Netz.
Entscheide dich für deine zwei Modi. Gewöhnliche Aufnahmen für deine eigenen Diktate, die du vielleicht noch einmal anhören willst. Die Erweiterte Privatsphäre für alles, worauf die Stimme eines Patienten zu hören ist, denn sie löscht das Audio, sobald der Text existiert.
Leg den Weg in die Patientenakte fest. Exportier das Transkript als Text oder PDF, füg es in die Akte ein oder häng es an, und lösch es danach in der App. Die App ist ein Notizbuch auf dem Weg zur Akte, nicht die Akte selbst.
Die Hauptlast trägt hier die Gerätesicherheit. Gerätecode, Face ID, automatische Sperre, Verschlüsselung und Fernlöschung, und wenn die Klinik das Gerät verwaltet, alles, was die MDM-Richtlinie vorschreibt. Ein Telefon mit Tonaufnahmen von Patienten ist eine Patientenakte in deiner Kitteltasche.
Wo Just Transcribe in der Klinik das falsche Werkzeug ist
Klartext, denn ein Irrtum wiegt in der Medizin schwerer als überall sonst auf dieser Website.
×Kein Medizinprodukt und nicht klinisch validiert. Keine behördliche Zulassung, keine Genauigkeitszusage für die klinische Dokumentation, kein Sicherheitsnachweis. Das hier ist ein Diktiergerät mit Sprachmodell.
×Keine Anbindung an elektronische Patientenakten. Nichts schreibt in Epic, Cerner, HiX oder irgendein anderes System. In die Akte kommt der Text von Hand: kopieren, einfügen oder anhängen.
×Keine automatische klinische Dokumentation. Die App bringt kein Patientengespräch ins SOAP-Schema, schlägt keine Codes vor und füllt keine Felder aus. Solche Produkte gibt es, sie sind gut, und sie laden alle hoch.
×Keine Live-Untertitel. Transkribiert wird erst nach der Aufnahme, die App kann einen gehörlosen Patienten während des Gesprächs also nicht in Echtzeit unterstützen.
×Kein Audit-Trail. Kein Zugriffsprotokoll, kein Nachweis, wer was geöffnet hat, und manche Datenschutzrichtlinien verlangen das für alles, was Patientendaten enthält.
×Kein gemeinsamer Zugriff. Eine Kollegin, die dich vertritt, sieht deine Transkripte nicht. Es gibt keine Synchronisierung und kein Teamkonto.
Brauchst du strukturierte klinische Dokumentation, die automatisch in der Akte landet, dann kauf eines der Produkte, die im Gespräch mithören und dokumentieren, und schließ den nötigen Vertrag ab. Diese App ist für die Notizen, die bisher nur auf der Heimfahrt in deinem Kopf existieren.
Klare Antworten
Ist sie HIPAA-konform?
Keine App ist das, für sich genommen. HIPAA gilt für Covered Entities und ihre Business Associates, nicht für Software an sich. Der entscheidende Punkt ist enger: weil die App nie Protected Health Information erhält, erfüllt sie die Definition eines Business Associate nicht, also gibt es keinen Vertrag zu unterschreiben. Ob deine Einrichtung Aufnahmen auf einem Telefon überhaupt erlaubt, ist eine andere Frage, und die zu beantworten ist ihre Sache.
Kann ich sie in Europa bei Patientengesprächen nutzen?
Dass die App nichts hochlädt, ist die leichte Hälfte. Die schwere Hälfte ist Art. 9 DSGVO: du brauchst weiterhin eine Rechtsgrundlage, in den meisten Fällen die Einwilligung der Patientin oder des Patienten, einen dokumentierten Zweck und eine geklärte Aufbewahrungsfrist, und dein Arbeitgeber kann Aufnahmen auf privaten Geräten auch schlicht verbieten. Was die App wegfallen lässt, sind die Übermittlung und der Auftragsverarbeitungsvertrag, nicht die Regeln, die in der Klinik gelten.
Versteht sie medizinische Fachbegriffe?
Teilweise. Es sind allgemeine Sprachmodelle, gängiges klinisches Vokabular kommt also ordentlich durch, während Medikamentennamen, Dosierungen und Abkürzungen die Schwachstelle sind. Nimm eines der größeren Modelle, prüf Dosierungen jedes Mal mit eigenen Augen und nutze Suchen und Ersetzen für die Begriffe, die es immer wieder falsch versteht. Füg nie ein ungeprüftes Transkript, in dem eine Dosis steht, in eine Akte ein.
Kann ich meiner Datenschutzbeauftragten beweisen, dass alles auf dem Gerät bleibt?
Besser als beweisen: vorführen. Lade über WLAN ein Modell, schalte das Telefon in den Flugmodus, nimm auf und lass transkribieren. Text mit ausgeschalteten Funkmodulen heißt, dass das Modell lokal gelaufen ist. Dazu kommen das Datenschutzlabel im App Store, das „Keine Daten erfasst“ lautet, und die Einzelheiten im Faktenblatt (englisch).
Und die Aufnahmen, die schon auf meinem Telefon sind?
Importier sie. Die App liest wav, mp3, m4a, aiff und mehr und transkribiert lokal, ein vorhandener Stapel Sprachmemos muss also nicht erst auf eine Website hochgeladen werden, um zu Text zu werden. Lösch die Dateien danach; die App ist kein Archiv und soll auch keins werden.
Weiter
Lade die App, hol dir über WLAN das kleinste Modell, schalte das Telefon dann in den Flugmodus und diktiere eine Notiz über eine erfundene Patientin. Erscheint der Text mit ausgeschalteten Funkmodulen, hast du die einzige Behauptung auf dieser Seite gesehen, auf die es ankommt, und damit gehst du zu deinem Datenschutzbeauftragten, nicht mit einer Broschüre.
Vom Entwickler geschrieben, keine medizinische oder rechtliche Beratung. Ich entwickle Just Transcribe. Die App ist kein klinisches Werkzeug und kein Medizinprodukt, und sie erhebt keinen Anspruch darauf, für die klinische Dokumentation validiert zu sein. Was du aufnehmen darfst und wo es liegen darf, entscheidet dein Arbeitgeber, beraten von seiner Datenschutzbeauftragten, und dieses Wort gilt mehr als diese Seite.
Geschrieben am 26. September 2026, aktualisiert am 3. Oktober 2026 für Just Transcribe 1.36. Zahlen und Quellen stehen im Faktenblatt (englisch).
